mails oder archiv eines anderen Nutzers übernehmen

[hbvprivat]

Hier im Dienst wird LOTUS Notes als EMail System genutzt. Ein Kollege geht demnächst in den Ruhestand und ich werde die Arbeiten übernehmen. Sein archiv ist ca 4 GByte gross und umfasst ca 13000 mails teilweise mit Anhänge. Auf diesem Posten ist es leider so, dass die historie ( fachlich) immer wieder zu Argumentationzwecken oder zur Nachvollziehbarkeit notwendig ist.

Nun zu meiner Frage: Kann ich bei Übermnahme seiner ID dieses Archiv übernehmen. Kann ich auch die Anhänge öffnen. Was kann man tun, wenn "verschlüsselt" damit mene ich verschlüsselte Dokumente empfangen wurden.

Gibt es da eine praktikable Lösung.? Es wird kaum möglich sein alle mails an mich zu senden.

Wenn ja was wird benötigt? Die Id und der Schlüssel wird nach Dienstzeitende gelöscht.

meine email veldhoenhb@web.de

mkG

Hans-Bernd veldhoen

[HH]

Hallo Hans-Bernd,

wenn ich das richtig deute, meinst mit Archiv die Mail-Datenbank des Kollgegen.

Es ist ausreichend, wenn du in der ACL der Datenbank zumindest Leserechte hast. Anhänge können dann ebenfalls gelesen werden.

Die ID des Kollegen ist nur zum Lesen verschlüsselte Mails erforderlich.

Gruß
Hubert

[tschroeder]

Guten Morgen,

1.  wenn die ID weg ist, dann gibt es auch keinen Zugriff mehr auf verschlüsselte Mail
2a. Dein Kollege kann eine Delegation einrichten
2b. Du kannst dich in die ACL mit entsprechenden Rechten eintragen (lassen)
3.   ihr sollte mal über ein "zentrales" Mailarchiv nachdenken, in welches alles kommt, was irgendwie nach gewiesen/dokumentiert werden muß. Dokumentation über die Mailarchive der Mitarbeiter geht immer nach hinten los, da unter anderem bei mehrern MA nie eine komplette zusammenhängende Dokumentation vorhanden ist. Jeder hat ein wenig.
4.   Weiterleiten macht überhaupt keinen Sinn, da der Kollege ja wahrscheinlich eine Struktur in den Mails hat und die verloren geht.

Als aller erstes solltest du dich um Punkt 1 kümmern, da dieses Mails unbrauchbar sind, wenn die ID weg ist. Das gleiche gilt übrigens für alle Mails, wenn die komplette DB verschlüsselt ist, womit dann die Punkte 2a und 2b auch nicht funktionieren.

VG Thorsten

[hbvprivat]

danke für die bisherige Hilfen.

Ich meine die Datenbanken *.nsf dateien. Einige liegen auf einem server und die Archive liegen lokal auf der Platte desjenigen Bearbeiters.

Ich möchte halt z.Bsp ab Juli die "archiv.nsf" , die ich z.Bsp auf CD gebrannt habe des entlassenen Mitarbeiters öffnen können und alle Dokumente inkl Anhang lesen und auch bearbeiten können. Die ID wird überlassen ( wenn auch nicht so vorgesehen), allerdings wird diese ID vom Server gelöscht.

Im Klartext : man hat die ID und eine Archivdatenbank.  Reicht das aus? Muss ich dann zum Bearbeiten die ID gegen meine austauschen oder kann man auch 2 IDs irgendwie nutzen, oder gibt es gar eine bessere Lösung?

mfg

Hans-Bernd Veldhoen