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[Archivierung] Archivierung von Notes Datenbank auf CD/DVD

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MaVo:
Autor(en): Martin Vogel (MaVo)
Version:    1.1   (letzte Änderung: 19.10.2007)
Thema:     Archivierung von Notes Datenbank auf CD/DVD


1. Hintergrund

Im Thread "Was würdet Ihr gerne sehen?" stand im Wunschzettel von -Michael- folgender Wunsch "Datenbank unter R6 auf CD/DVD brennen (inkl. Volltextsuche)" den ich ihm mit diesem Best Practice erfülle.

2. Vorgehensweise


* Ehe die lokale Archiv-Mailbox (z.B. archiv.nsf) auf CD/DVD gesichert werden kann, muss sichergestellt sein, dass alle Ordner im Mailarchiv die aktuelle Gestaltung der Datenbank besitzen.


* Hierfür startet man über Aktionen die Option "Ordnergestaltung aktualisieren",
* klickt auf den Schalter "Automatisch aktualisieren" und ...
* bestätigt die Aktualisierung mit "Ja".
* Nach ausgeführter Gestaltungsaktualisierung der Ordner erscheint die Meldung "Die Aktualisierung der Ordnergestaltung ist abgeschlossen. Möchten Sie die Gestaltung weiterer Ordner aktualisieren", die mit "Nein" beantwortet wird.

* Anschließend wird mit der Tastenkombination CTRL+SHIFT+F9 die Ansichten der Datenbank neu initialisieren.


* In der noch geöffneten Archiv-Datenbank über "Datei" - "Datenbank" die Option "Eigenschaften" aufrufen.


* Im Eigenschaftsfenster auf den Karteireiter "Suchen" wechseln und den Schalter "Index erstellen" anklicken.


* Im nachfolgenden Fenster können ggf. weitere Einstellungen vorgenommen werden.

Hinweis zur Option "Angehängte Dateien indizieren"
Wird die Option "Keine Konvertierungsfilter verwenden (schnellere Indizierung)" markiert, werden nur die ASCII-Texte der Anhänge indiziert.
Hingegen bei der Option "Konvertierungsfilter für unterstützte Dateien verwenden (genauere Suche)" kann der Notes Client auch andere Teile der angehängten Dokumente durchsuchen.


* Anschließend wird die Erstellung des Volltextindex mit "OK" gestartet.

Hinweis:
Die Erstellung des Index ist dann abgeschlossen, wenn in der Taskleiste des Notes-Clients die Meldung "Aktualisierung des Volltestindex in <Datenbank> beendet" erscheint.


* Abschließend nach abgeschlossener Volltextindex-Erstellung die Archiv-Datenbank archiv.nsf sowie den Indexordner archiv.ft (ohne die Ordnererweiterung .ft) auf CD/DVD brennen.
3. Hinweise/Fehlermeldungen:


* Sollte beim Öffnen eines Ordners in der auf CD/DVD gesichterten Datenbank folgender Fehler "Datei kann nicht erstellt oder beschrieben werden (Datei oder Datenträger ist schreibgeschützt)" erscheinen, wurde dieser Ordner nicht in die aktuelle Gestaltung der Datenbank konvertiert.


* Sollte beim Öffnen eines Ordners in der auf CD/DVD gesichterten Datenbank folgender Fehler "Die Ansicht kann nicht erstellt werden. Dies ist eine schreibgeschützte Datenbank vor einer anderen Plattform." erscheinen, wurden die Ansichten nach dem Konvertieren nicht mit der Tastenkombination CTRL+SHIFT+F9 neu initialisiert.
[Edit Version 1.1]
Anmerkung:
Die Diskussion zum Thema Archivierung hat gezeigt, dass es trotz allen Vorkehrungen
--- Zitat von: Axel am 19.10.07 - 13:46:56 ---...  Datenbanken gibt, die sich dagegen wehren von CD oder DVD geöfnet zu werden.

--- Ende Zitat ---

Siehe dazu auch:
Error: "Cannot Write or Create File (file or disk is read only)" When Opening Database from CD-ROM


* Während der Erstellung des Volltextindexes kann die Meldung "Verity topic <datenbankname>" in der Statusleiste des Notes Clients erscheinen.

Grund: Bei der Indizierung wurde in den Indexoptionen Dateianhänge mit indiziert, die der Notes Client nicht komplett indizieren konnte

Siehe dazu:

* What types of attachments are supported by the full text indexer in Notes/Domino 6.x?
* Are PDF version 1.5 (Adobe 6) documents supported for full text indexing
* Adobe PDF files are not full text indexed as expected
* Not all PDF version 1.x documents are supported for Full Text Indexing

@Alle: Bitte testet, ob anhand meiner Beschreibung Datenbanken, die auf CD/DVD archiviert wurden, fehlerfrei geöffnet werden können.

@Admins: bei positiven Feedbacks kann dieser Eintrag in den Best Practices-Bereich verschoben werden.

Vielen Dank

Glombi:
Sehr schöne Beschreibung.

Noch ausführlicher als dieses hier
http://www-1.ibm.com/support/docview.wss?uid=swg21088423

Axel:
Die Beschreibung sieht soweit mal ganz gut aus und vollständig aus.

Aber 100%ig ist die Methode nicht. Ich habe schon öfters Datenbanken (mit und ohne Volltextindex)auf CD gebrannt und dabei die von dir beschriebenen Schritte ausgeführt. Ich hatte aber immer wieder Datenbanken, die sich von CD nicht öffnen liesen, Fehlermeldung beim Öffnen "Ansicht kann nicht erstellt werden.....". Der Ansichtenindex und die Gestaltung waren dabei aber aktuell und auch sämtliche aktivierten Agenten wurden deaktiviert.

Deswegen würde ich noch einen Hinweis aufnehmen, dass es eben doch Datenbanken gibt, die sich dagegen wehren von CD oder DVD geöfnet zu werden.


Axel

MaVo:
Vielen Dank für Euer Feedback.

Mit dieser Vorgehensweise habe ich schon viele Mailboxen auf CD/DVD gebrannt und nie Probleme mit dem Öffnen dieser gehabt.

@Axel: Bei welchen Datenbanken trat diese
--- Zitat ---Fehlermeldung beim Öffnen "Ansicht kann nicht erstellt werden....."
--- Ende Zitat ---
auf? Bist Du Dir sicher, dass Du die Ansicht neuindiziert hast und bei der Erstellung des Archivs keine Agenten zugange waren, ehe Du den Index angelegt hast?

[Edit]
Vielleicht könnte es ja an der Reihenfolge der Vorarbeiten liegen, dass es nicht funktioniert hat.  :-:

[Edit2]
Kann der Grund dieser sein, der hier beschrieben wird.

--- Zitat ---The views in the current Lotus Software Knowledge Base database are indexed on the CD with a Notes 5.x client and cannot be opened directly from the CD when using a 4.x client. The views in the former Notes, SmartSuite and cc:Mail Knowledge Base databases were indexed on the CD with a Notes 4.6x client and could not be opened directly from the CD using a 5.x client. However, the Notes 6.x client is able to open any of the Knowledge Base databases directly from the CD regardless of which version of Notes was used to create them.
--- Ende Zitat ---

Error: "Cannot Write or Create File (file or disk is read only)" When Opening Database from CD-ROM

Axel:
Wenn ich mich recht entsinne, waren es nur Mail-DBs.


--- Zitat von: MaVo am 19.10.07 - 14:35:21 ---Vielen Dank für Euer Feedback.

Mit dieser Vorgehensweise habe ich schon viele Mailboxen auf CD/DVD gebrannt und nie Probleme mit dem Öffnen dieser gehabt.

@Axel: Bei welchen Datenbanken trat diese
--- Zitat ---Fehlermeldung beim Öffnen "Ansicht kann nicht erstellt werden....."
--- Ende Zitat ---
auf? Bist Du Dir sicher, dass Du die Ansicht neuindiziert hast und bei der Erstellung des Archivs keine Agenten zugange waren, ehe Du den Index angelegt hast?

--- Ende Zitat ---

Ja.


--- Zitat von: MaVo am 19.10.07 - 14:35:21 ---[Edit]
Vielleicht könnte es ja an der Reihenfolge der Vorarbeiten liegen, dass es nicht funktioniert hat.  :-:

--- Ende Zitat ---

War immer die gleiche.


--- Zitat von: MaVo am 19.10.07 - 14:35:21 ---[Edit]
Vielleicht könnte es ja an der Reihenfolge der Vorarbeiten liegen, dass es nicht funktioniert hat.  :-:

[Edit2]
Kann der Grund dieser sein, der hier beschrieben wird.

--- Zitat ---The views in the current Lotus Software Knowledge Base database are indexed on the CD with a Notes 5.x client and cannot be opened directly from the CD when using a 4.x client. The views in the former Notes, SmartSuite and cc:Mail Knowledge Base databases were indexed on the CD with a Notes 4.6x client and could not be opened directly from the CD using a 5.x client. However, the Notes 6.x client is able to open any of the Knowledge Base databases directly from the CD regardless of which version of Notes was used to create them.
--- Ende Zitat ---

--- Ende Zitat ---

Nein. Mit Sicherheit nicht. Die Datenbanken wurden immer mit dem entsprechenden Client, also 5er Datenbanken mit 5er Client usw. geöffnet.


Axel

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