Mail senden und in anderer DB ablegen

[burkert]

Hallo,
habe eine Anfrage von unserer Verkaufsabteilung bekommen. Zukünftig sollen Angebote per Mail versandt werden. Gleichzeitig sollen diese Angebote in einer DB abgelegt werden, auf die alle Verkäufer Zugriff haben.  Hat jemand ne Idee, wie man sowas am elegantesten realisieren kann?

Danke

[WernerMo]

Hallo,

gibts dazu noch etwas "Futter"? z.B. wo werden die Angebote Wie erstellt?
Wenn nicht Notes, welche Schnittstellen gibts schon .....

Viele Grüße
Werner

[Glombi]

Die Angebote könnten zusätzlich per Blindcopy in eine Mail-In-Datenbank gesendet werden.

[WernerMo]

Hallo,

ich verstehe das aber so, dass die Angebote (die irgendwo generiert wurden) aus der persönlichen Mailbox verschickt werden.
Und da auf diese nicht jeder Zugriff hat, soll es "automatisch" in eine andere Datenbank.

Abär warten wir ab ob wir dazu noch mehr Futter bekommen, bevor wir uns in Spekulationen ergehen.

Meine "Glaskugel" hat zur Zeit starken Schnuppen und das trübt den Blick.

Gruß Werner

[burkert]

Hallo Werner,
Du hast das genau richtig verstanden!
Wir bekommen vomn dem Kunden Vorlagen in PDF Format. Diese sollen wir ausfüllen und per Mail zurücksenden.
Um eine zentrale Angebotsverwaltung zu bekommen, sollten diese Mails nach dem Senden in einer zenralen DB gesammelt werden. Das mit der copy an eine andere Mail-In DB habe ich mir auch schon überlegt. Ich glaube aber, das die Sachbearbeiter dies zu häufig vergessen könnten und es somit zu fehlenden Dokumenten führen würde.
Natürlich könnte man sich auch einen weiteren Button schnitzen, welcher das Mail versendet und in eine seperate DB ablegt. Bin aber kein Entwickler und frage deshalb mal nach Erfahrungen mit so einem Workflow!??

Danke

[Glombi]

Es wäre natürlich schon sinnvoll, Notes nicht nur zum Mailen sondern auch als Datenbanksystem zu verwenden. Von daher wäre eine eigene Applikation zum Erstellen und Verfolgen von Angeboten zweckmäßig. Diese kann natürlich auch lokal repliziert und genutzt werden.

Nur gibts dann keine eindeutigen laufenden Angebotsnummern - das aber nur am Rande vorab 

Andreas

[WernerMo]

Hallo,

danke für die Info, aber daraus entstehenn für mich noch mehr Fragen:
Ist das nur bei einem von x Kunden oder ist das der Hauptkunde...?
Wie ist es mit einem CRM und/oder ERP an das das angebunden werden soll ...
Gibt es bei euch schon so was wie Teammailboxen...?

Gruß Werner

[burkert]

Momentan bezieht sich das ganze nur auf einen Kunden. Können aber in der Zukunft noch mehrere werden. Wir haben selbstverständlich ein ERP System im Einsatz. Normalerweise werden die Angebote auch hier erstellt. Bekanntlich ist aber der Kunde König!
Anbindung an dieses System wurde bisher nicht diskutiert.
Eine eigene Applikation zu erstellen,empfinde ich auch als den besten Gedanken, jedoch fehlen mir hier die nötigen kreativen Ansätze.
Um noch mal den gedanken mit einem neuen Button in der Mailschablone aufzugreifen; es müsste doch einfach sein dort zu hinterlegen, dass er an den Empfänger im send to feld sendet und als kopie an eine Adresse (hier die DB, welche ich ja als Mailin DB deklarieren kann).
 

Danke

[thoge]

Hallo burkert,

man kann das Pferd auch andersherum aufziehen und aus einer zentralen Maildatenbank die Angebote versenden.

In unserem Projektgeschäft erstellen wir je Projekt eine Projektdatenbank, aus der alle projektrelevanten Informationen versendet werden. Gleichzeitig dient diese Projektdatenbank als Mail-In-Datenbank, an die alle externen Projektbeteiligten ihre Infos per eMail senden.

Dazu wird eine Alias-Mail-Adresse eingerichtet ala Projektnummer@firma.de

Wenn jetzt aus dieser Projektdatenbank eine eMail generiert wird, sorgt ein Agent im Hintergrund dafür, dass alle Projektbeteiligte eine eMail mit Link auf dieses Dokument erhalten, damit sie im Geschehen sind.

Gleichzeitig läuft im Hintergrund ein Agent, der dafür sorgt, dass beim Eingang einer eMail ebenfalls eine Benachrichtigung an die Projektbeteiligten erfolgt.

Vorteil dieser Geschichte:

Ich kann die Projektdatenbank mit weiteren Funktionalitäten versehen (z.B. Gewährleistungsfristen, Projektadressen, Checklisten, etc.). Modifikationen brauche ich nur in einer Datenbank vorzunehmen (die keine Grunddatenbank seitens Notes ist).

Starten kannst Du damit, dass Du eine Maildatenbank aus der Standardschablone aufziehst, im Admin eine Mail-In-Datenbank definierst (ala vertrieb@deinefirma.de), in dieser zwei Agenten erstellst, die die obigen Funktionen enthält und ab gehts.

Nachteil:

Die User müssen sich daran gewöhnen, die entsprechenden Angebote nur aus dieser Datenbank zu senden. Haben sie das mal vergessen, können Sie ja auch aus der eigenen Maildatenbank die entsprechende eMail kopieren und dann in die "Vertriebsdatenbank" einfügen.

HTH

Thomas

[burkert]

Das bedeudet dann, dass jeder Mitarbeiter in diese DB wechseln muss, wen er Angebot an diesen Kunden versendet.
Die Mails landen dann in der Ansicht gesendet.  Das würe dann ja aber nichts anderes wie ein Abteilungsmailaccount? Oder liege ich da falsch? Sowas gibt es eigentlich schon. Ich wollte aber nicht, dass die Verkäufer in eine andere DB wechseln müssen, um ein Angebot  versenden zu können. So eine Art "Senden und ablegen in AngebotsDB" Button fände ich immer noch eleganter. Wie dann die Mails in der AngebotsDB weiterverarbeitet werden, kann man dann ja noch definieren.
Hier kann jeder Mitarbeiter nach Angeboten recherchieren oder ähnliches.
Nachteil dabei ist, das man wieder mal an der Mailschablone Veränderungen vornehmen muss!
Beim betätigen dieses Buttons soll dann die Empfägerliste immer um die Adresse der AngebotsDB ergänzt werden. Da ich aber leider kein Entwickler bin, weis ich nicht wie aufwendig es ist, den Code für einen solchen Button zu erstellen??
Oder vielleicht kann mir dabei ja jemand einen Tipp geben??

Vielen Dank

[thoge]

Hallo Burkert,

ja, die Mitarbeiter müssen dann wechseln, was sie aber sowieso machen müssen, wenn sie, so wie ich  Dich verstanden habe, die anderen Angebote nachschauen wollen.

Wie auch immer, das war nur eine Möglichkeit (die bei uns funktioniert).

Eine andere wäre die Erstellung einer Regel. Hierbei musst Du nicht in die Mailschablone eingreifen.

HTH

Thomas

[edit]
ist natürlich Quatsch, wie ich gerade sehe, denn Regeln gelten ja nur für eingehende eMails, sorry
[/edit]

[burkert]

Ja, sicherlich müssen die ab und an mal in die DB schauen, aber nur bei Bedarf. Bei Deinem Vorschlag müssen Sie bei jedem Angebot an den Kunden in die DB wechseln. Habe mir das so vorgestellt:
-Verkäufer füllt das Angebot aus
- Klickt auf Senden und in AngebotsDB speichern
- Eingabe, bzw. Auswahlfenster (Kundennummereingabe oder Auswahl über   Stammdatensätze, welche in der AngebotsDB gepflegt werden)!
- Mail wird in der AngebotsDB unter der Kundennummer abgelegt.

Das heisst, ich benötige eine DB(Das krieg ich noch hin)
Problematisch wird es bei der gemeinsamen Aktion (Senden und in der AngebotsDB speichern)mit dem Auswahl-Eingabe Fenster.
Hier werde ich mir die Zähne ausbeissen.
Leider fehlt mir als Netzwerkadmin häufig die Zeit tiefer in die Materie einzusteigen, obwohl mir das absolut gefallen könnte. Hohle mir deswegen hier im Forum immer die Tipps ab.

Danke für die rege Beteiligung

 

[koehlerbv]

Hallo Andreas,

ein organisatorisch und software-technisch sauberes Verfahren würde das Wechseln der DB erfordern. Und das wäre dann eh ein entsprechendes CRM- oder auch nur ein reines Kundenverwaltungs- und Angebotssystem. Aber egal.

Wenn Du in das Mailtemplate eingreifen willst, dann wirst Du vermutlich mehr Arbeit (und später wieder mit Updates durch IBM) haben.
Für alles ist es aber erforderlich, schon recht profundes Wissen zur Programmierung von Notes zu haben. Ihr solltet Euch hierfür wirklich professionelle Hilfe ins Haus holen. Wenn diese wirklich gut ist, kommt das um Grössenordnungen günstiger, als wenn Du da tagelang (oder länger) probierst (und dann doch nicht den Kern triffst).

Ich weise nur mal auf ein paar wenige "Stolpersteine" hin:
- Ein Button "Senden und Angebot speichern" nützt Dir gar nichts - es gibt ja zahlreiche weitere Möglichkeiten, ein Mail zu versenden (Esc - Enter, Menü ...). Also ist ein tiefer Eingriff ins Mailfile erforderlich (wobei Du dort aber auch nie alles erwischen wirst. Und auch kein anderer!).
- Du musst auf die Angebots-DB zugreifen (he, die gibt es ja doch schon! Also warum dann nicht ... Siehe oben). Mails kann aber auch jemand erstellen, der gar nicht über diese DB verfügt (weil er offline arbeitet).
- Du musst für diese Änderungen LotusScript beherrschen. Mit etwas anderem geht das nicht.

Ich befürchte, ich habe Dir jetzt ein paar Illusionen geraubt, aber das waren einfach Fakten. Es geht halt nicht anders.

Bernhard

[burkert]

Kein Problem Berhard,
dessen bin ich mir schon bewusst. Wollte nur mal die Möglichkeiten ausloten.
Wir haben schon eine professionelle Hilfe, welche uns diverse Anwendungen erstellt.
Habe gedacht, man könnte hier eine einfachere Lösung finden.
Aber jetzt habt Ihr mich auf den Boden der Tatsachen zurückgeholt.
Trotzdem Danke für die Infos.

Andreas