Aufgabe zur Überlegung

[BitMan]

Sodele...

nchdem es für mein Problem (Agent für persönliche Mails - Thema kann geschlossen werden) scheinbar keine Lösung gibt, stelle ich mal folgende Denksportaufgabe hier in das Forum.

Es gibt einen Vorstand und seine Sekretärin.
Der Vorstand ist wahnsinnig überarbeitet und möchte Zugriff für seine Sekretärin  auf seine Maildatenbank, aber nur so, dass Sie alle Mails bearbeiten und u.U. auch beantworten kann, außer als persönlich oder privat gekennzeichnete Mails.
Das Problem liegt auf der Hand.
Zwar funktionieren solche dedizierten Zugriffe im Kalenderbereich, doch für Mails gibt es diese Einschränkungen leider nicht.
Für unseren Geschmack ist dies nicht sonderlich toll.
Klar könnte man jetzt z.B. hergehen und irgendwelche Mailregeln erstellen etc. die die Masse an Mails z.B. weiterleitet an seine Sekretärin, doch eine wirkliche Problemlösung wäre das nicht, da zum einen das Volumen der Mails (der gute Mann bekommt durchschnittlich 200Mails am Tag) zur Weiterleitung völlig unsinnig wäre und zum anderen auch dadurch nicht gekenntzeichnet werden kann, welche Mails nun bereits bearbeitet wurden und welche nicht.

Vielleicht hat ja irgendjemand von Euch eine Idee, wie man dieses Problem in den Griff bekommen kann. Nur noch mal zur Erinnerung:
Die Sekretärin soll prinzipiell in der Lage sein, auf die Mails des Vorstandes zu reagieren, aber auf keinen Fall die Möglichkeit besitzen persönliche oder private Dokumente zu lesen.

  

[hallo.dirk]

Die Sekretärin soll prinzipiell in der Lage sein, auf die Mails des Vorstandes zu reagieren, aber auf keinen Fall die Möglichkeit besitzen persönliche oder private Dokumente zu lesen.

Gegenfrage:
Wer, Wie oder Was unterscheidet denn private Mails von dienstlichen?

[m3]

Persönliche E-Mails und Termine haben in einer Firmenmaildatenbank nichts zu suchen.
Wenn er nicht will, dass seine Sekretärin die heißen Mails seiner Frau oder den Termin mit seinem Psychiater nicht sieht, soll/muss er diese in einem anderen System verwalten.

Nicht alle organisatorischen Probleme lassen sich durch Technik lösen.

Klingt komisch, ist aber IMHO so.



P.S.: Ev. lässt sich was mit der Verschlüsselung von Dokumenten machen, aber auch das ist eher mühsam.

[eknori]

<qnd>
erstelle eine Teilmaske und kopiere dort das Body-Feld aus der Memo Maske rein. Erstelle in der MemoMaske ein feld "Confidential" ( zum Anhaken ) Wert Vertraulich | 1

An die Stelle, wo das Body Feld der Memo Maske steht, füge eine berechnete teilmaske ( hast du ja gerade erstellt ) ein. Formel: Wenn Confidential Nich = 1 Dann teilmaske Ansonsten Nix.
</qnd>

Aber Martin hat Recht. Organisation braucht Technik, aber Technik kann Organisation nicht ersetzen.
Entweder hat die Sekretärin das VOLLE Vertrauen des Vorstand, oder sie hat es nicht. Dann stimmt entweder was nicht in der Person der Sekretärin oder der Vorstand denkt falsch ...

[BitMan]

@m3
ich glaube, ob persönliche (oder halbprivate) Mails etwas in der Vorstandsdatenbank zu suchen haben, sollten wir unserem Vorstand überlassen.
Im übrigen geht es nur um die Kennzeichnung der Mails (als z.B. persönliche oder private), ob diese dann tatsächlich (vielleicht sogar) private Mails sind geht uns nichts an. Kann ich auch nachvollziehen, denn wie schon erwähnt... es ist ein Vorstand, der auch ab und zu schonmal Post von der Personalabteilung oder sonstigen Instanzen bekommt, die selbst seiner Sekr. nichts angehen.
Ich glaube das kann jeder irgendwo nachvollziehen.
Es geht darum den Mann zu entlassten, ohne dabei evtl. brisante Daten an seine Entlastungshilfe gelangen zu lassen.
Im übrigen ist es ja auch (wie schon erwähnt) möglich private Kalendereinträge zu pflegen, die (so weit ich es nachvollziehen kann) über die ID des Benutzers zugriffsgesteuert sind. Weshalb sollte das nicht auch mit entspr. deklarierten Mails möglich sein.
Verschlüsselung würde mir da noch einfallen, doch kann ich unmöglich die Prozedur dazu in unserem Unternehmen bekannt machen. So fit sind die Leute leider nicht.
Und noch eines zum organisatorischen Problem...
War denn die Rede davon, dieses Problem rein technisch zu betrachten?

PS: vielleicht kennt ja jemand auf Domino basierende Produkte die ein entspr. Chef Sekretär Szenario abbilden können.

@hallodirk
entspr. Kenzeichnen des SenderTags z.B.

[eknori]

Evtl. SmartIcon mit Code, der bei vertraulichen Mails ein Leserfeld mit dem Namen des Vorstands füllt ...

[WernerMo]

Hallo

gibt es dafür nicht schon eine Funktion im Notes, der Ersteller der e-Mail (im Notes, z.B. HRM) muss doch bei den Zustelloptionen nur Verschlüsselt (und Signiert) anklicken und schon kanns nur noch "ER" selbst lesen.

Oder verstehe ich jetzt was völlig falsch?

Gruß Werner

[klaussal]

Und wenn die Mail von "draussen" kommt... ?

[WernerMo]

Hallo,

dann funktionieren alle o.g. Methoden auch nicht, weil dann ja der Vorstand selbst diese Mails kennzeichnen müsste, und Vorstände sind nicht ununterbrochen in der Mailbox sondern oft unterwegs und dann ist die Sekretärin doch wieder die erste
oder verstehe ich immer noch was falsch?

Gruß Werner

[hallo.dirk]

Sind hier nicht sowieso nur von Mails von "draussen" gemeint?

Glaube kaum, dass der Vorstand innerhalb so viele private Mails bekommt.....

[eknori]

oder verstehe ich immer noch was falsch?

Ich denke, du verstehtst das schon, ebenso wie ich. Das ist auch wieder so ein Fall, mit dem ich auch tagein tagaus zu kämpfen habe. Da setzt sich jemand was in den Kopf und schiebt es auf die IT. "Regelt das mal". Wenn es dann nicht funktioniert, dann ist das Produkt scheisse, oder es werden Scharen von beratern ins Haus geholt, die grinsend die Kohle kassieren und irgendeinen Schrott in ein STANDARD Produkt hineinpfuschen.

Wenn ich Montag wieder zur Arbeit gehe, erwarten mich auch 2 solcher hirnverbrannter Ideen unserer Führungsetage ...

[WernerMo]

Hallo

Ich hatte mich auf diesen Satz bezogen:

... es ist ein Vorstand, der auch ab und zu schonmal Post von der Personalabteilung oder sonstigen Instanzen bekommt, die selbst seiner Sekr. nichts angehen...

Wenn es (auch) um "externe" e-Mails geht, kann ich mir keine wirklich vernünftige Lösung vorstellen (auch bei zwei getrennten Adressen/Boxen etc) nicht.

@eknori
zum Glück sind unsere zu "geizig" und dann kann man vieles hinterfragen und nach einer "sinnvolleren" Lösung suchen. Ich drücke Dir schon die Daumen für Montag.

Gruß Werner

[eknori]

zum Glück sind unsere zu "geizig"

Das hat weniger was mit Geiz oder Reichtum zu tun als mit Consultanthörigkeit und Dummheit, gepaart mit der Ignoranz der Fähigkeiten der eigenen Mitarbeiter. Dazu noch eine Prise "ComputerBlöd" und ein Spruch wie "Mit Outlook geht das aber!!"

[nd_adm]

Hallo eknori,

das hast du jetzt aber schön beschrieben 

[flaite]

Die Mädels von IBM (z.B. http://www.infoq.com/interviews/sandy-carter-soa) erklären das ja eher zum poetischen Problem. Es geht eben darum, dass der technisch Verantwortliche die richtigen Allegorien findet, die Management versteht. Ist ja auch eine traditionelle Stärke von IBM. Find ich auch schwierig. Vor allem wenn man sich in einer permanenten Rolle befindet (kein Consulting, der irgendwie von aussen kommt und wieder geht).
Im Prinzip geht es darum, an Notes ein aktives Künstliche Intelligenz Programm dranzupflanschen. Und KI-Zeugs hat ja in der IT schon in den 80ern und frühen 90ern für eine Menge Enttäuschungen gesorgt und Investitionsruinen gesorgt (ohne ranpflanschen an Lotus Notes).
Vielleicht könnt ihr eine "passive" Lösung implementieren. D.h. der Zugriff auf die Mails wird geloggt. Vielleicht mag das die Sekretärin überhaupt nicht (big brother). Oder sie akzeptiert es und allein schon die Tatsache, dass es geloggt wird, bewirkt, dass sie sorgsamer mit den Mailzugriffen vorgeht.
Ansonsten führen automatische aktive Lösungen zu Sorglosigkeit und die Möglichkeiten, dass in dem streng-geheim-Filter Lücken sind, ist groß.

[BitMan]

hehe

Also ich muss schon sagen, dass sich hier eine sehr konstruktive Diskussion entwickelt hat. Dafür bin ich sehr dankbar, denn meine persönliche Meinung zu dem Thema, wollte/konnte ich bisher nicht kundtun.
ich denke das Thema ist jetzt erstmal gegessen, da ich Dank euch einiges an Argumentationshilfen erhalten habe.
Es gibt zwar einige sehr interessante technische Ansätze (danke @eknori!), doch  diese weichen eben extremst vom Standard ab und dies möchte man dann (komischer Weise) vorstandsseitig auch nicht mehr  .
Übrigens zur Aussage. "Dazu wären unsere zu geizig" 
Im allgemeinen ist das auch bei uns so, allerdings nur solange es nicht die eigenen Bedürfnisse trifft. 
Ich hoffe mit Euren Argumenten etwas Wind aus den Segeln der "Consultanthörigkeit" nehmen zu können und bedanke mich brav für Eure tollen Beiträge.

 

[WernerMo]

Hallo BitMan,

(Thema geizig) meine Erfahrung ist, dass dann oft das Thema "Folgekosten" (Pflegeaufwand) sehr hilfreich ist.

Die zweite Erfahrung ist, dass (mangels Kenntnis) die Möglichkeiten von Notes viel zu wenig ausgenutzt werden, z.B. Versandoptionen etc.

Viel Erfolg
und melde Dich wieder wenn wir Dich "updaten" können/dürfen.

Gruß Werner

[Norton]

Was man natürlich auch nicht vergessen darf, ist das die privaten Kalendereinträge nur solange nicht ersichtlich sind, solange ausschließlich ein Kalenderzugriff besteht. Bei höheren Rechten (Leser usw.) kann ich auch die privaten Kalendereinträge sehen...

[ozzy1206]

@BitMan:

Schau Dir mal das Modul "Clerk" der IQ-Suite von der Firma GROUP Technologies an.
Der kann inhaltsbasierte Mail-Weiterleitung. Könnte genau das sein, was der Chef braucht.

Kostet aber Geld ... 

Gruß

Ozzy