die software, die ihr einsetzt, scheint schlichtweg mit den id tables, in denen notes die information, ob ein dokument bereits gelesen wurde oder nicht, ablegt, nicht sauber umzugehen.
wenn die archivierungssoftware irgendein flag am dokument setzt, zum bsp. um es als archiviert zu kennzeichnen, und das dokument dann speichert, dann ist das dokument verändert worden und damit zwangsläufig als ungelesen markiert. die software könnte das verhindern. aber warhscheinlich hat man da mal wieder am enginnering gespart.
mit deinem ansatz bekämpfst du die symptome und nicht die ursache, was grundsätzlich eher nicht empfehlenswert ist. ich würde den software hersteller auf dieses problem hinweisen und deutlich machen, dass ihr eine entsprechende korrektur erwartet.
jochen