Automatisch neue Nachfass-Aktion einrichten beim Versand von Mails ?

[Eledris]

Hallo zusammen,
bin ganz neu auf dem Gebiet und arbeite tagtäglich mit Lotus Notes.
Es gibt viele Vorgänge, die ich mir für nachfassen in einer Woche einrichte ( ausgehende Mails.. )

Zur Zeit gehe ich meist so vor, dass ich den ganzen Tag E-Mails schreibe und zum Tagesende
meine gesendeten Objekte des Tages durchschaue um zu entscheiden, welche Mails ins
"Nachfassen" kommen. Das ist sehr mühsälig und es geht auch mal schnell was unter.

Grade eben kam mir folgende Idee und nach erfolgloser Suche im Internet bin ich auf das Forum hier gestossen.

Wäre es möglich / denkbar, einen Knopf beim versenden von Emails einzurichten, der bei der aktuellen Email ( während man das Memo schreibt.. ) aktiviert werden kann,( quasi wie die checkbox für "wichtig" ) sodass die Mail nach Versand automatisch in die "Nachfassen-Aktionen" übergeht ?

Ich habe keine Ahnung ob überhaupt möglich oder wieviel Aufwand aber das wäre eine klasse Sache.

Vielen Dank schonmal für alle Tipps u. Hilfe, die mich irgendwie weiterbringen..

Oliver

[koehlerbv]

Die Möglichkeit an sich fände ich auch hervorragend, und sowas liesse sich auch realisieren - aber nur mit sehr viel Aufwand.
Hintergrund: Für das FollowUp werden bestimmte Werte im Mail gespeichert. Würde dies vor dem Senden passieren, dann würden diese Werte auch an den Empfänger übermittelt (solange das Mail in Notes bleibt) - und auch bei diesem würde dann das (empfangene) Mail mit dem FollowUp-Status versehen. Das geht natürlich nicht.

Die Senderoutinen des Mailfiles bzw. der Prozess des Setzens des FollowUp-Status müsste also derart umgebaut werden, dass die FollowUp-Informationen erst nach dem eigentlichen Senden gesetzt werden.

Hierfür ist ein erfahrener Programmierer erforderlich. Eine weitere Schwierigkeit ergibt sich daraus, dass diese Änderungen am Mailfile (bzw. dem Template für die Mailfiles) bei jedem Update, dass IBM Lotus ausliefert, erneut eingebaut werden müssen.

Die gegenwärtig verfügbaren FollowUp-Aktionen (in bestehenden Mails oder über Ansichten / Ordner) sind darauf ausgerichtet, in bereits existierenden (gespeicherten) Dokumenten für das FollowUp erforderliche Items zu belegen oder zu verändern.

Bernhard

[Glombi]

Die einfachste Möglichkeit ist, ein Smarticon (Symbol) zu erstellen mit folgender Formel:

FIELD FollowUpDate := @Adjust(@Today;0;0;7;0;0;0);
FollowUpRemoveFromInbox := "";
FollowUpStatus := "2";
FollowUpText := "";
FollowUpTime := @Time(8;0;0);
@True

Es ist keine Anpassung der Maildatenbank erforderlich.

Andreas

[koehlerbv]

Andreas, bist Du Dir wirklich sicher, dass das keine Risiken und Nebenwirkungen hat? Der Code der Lib "FollowUpUtilities" lässt da bei mir einige Alarmglocken schrillen.

Bernhard
PS: Ich habe mal getestet - die Mail erscheint beim Empfänger tatsächlich auch als Wiedervorlage. Das Verfahren ist also tatsächlich so nicht brauchbar.

[Glombi]

Das funktioniert so. Ich habe mit Teamstudio Delta mal zwei Mails verglichen - eins ohne und eins mit Nachfassen. Es werden nur die genannten Felder benötigt.
Es werden auch noch die $Alarm...- Felder gesetzt, aber die braucht man nicht unbedingt.

Andreas

[koehlerbv]

Das ist schon klar, Andreas. Aber was beim Empfänger ankommt, wird ihn nicht erfreuen.

Bernhard

[Glombi]

Vorschlag: Erst senden dann nachfassen

[koehlerbv]

Wobei wir dann bei Antwort #1 wären - oder bei den Notes-Bordmitteln.

Bernhard

[Eledris]

Hallo und erstmal ein riesiges Danke !!
Also das mit dem Smarticon hilft mir für externe Mails schonmal sehr.

Jetzt ist nur die Frage - wenn der externe Empfänger der Email die bekommt .. würde bei ihm auch ein nachfassen aufgehen, wenn er notes nutzt ?

Weiter überlege ich, ob es nicht vllt. möglich wäre, das nachfassen erst nach dem Senden der Mail zu aktivieren ? Also.. man drückt während des schreibens irgendwann, aber die nachfass aktion wird erst erstellt, wenn die mail raus ist ? Ist sowas mögl ??

Aber auf jeden Fall nochmal vielen vielen vielen Dank !!

Oli

[eknori]

st sowas mögl ??

Selbstverständlich, aber wie Bernhard ja schon sagte, das erfordert einen tieferen Eingriff in die Standard Mail Schablone.