Bevor ich eine Zeile Code kommentiere, muß ich dich fragen, ob du nur noch Untertassen im Schrank hast. Bitte nimm das nicht persönlich, aber das Unheil, das du mit der Umsetzung deiner Idee in der von dir angerissenen Form, anrichten würdest, wird deine Vorstellungskraft übersteigen.
Holt euch einen erfahrenen Berater, ein gutes Tool (z.B. icodex) und macht eure Maildatei-Umbenennung in einem abgestimmten Projekt.
Ab dem Zeitpunkt der Ausführung deines Codes kann der Mitarbeiter keine Dokumente mehr weiterleiten. Nach der Umbenennung der Datei funktioniert seine gewohnte Mail-"Kachel" nicht mehr. Wie wollt ihr Mitarbeiter im Urlaub, die krank oder im Ausland sind, erreichen ? Was macht ihr mit lokalen Repliken (die heißen bestimmt nicht so wie du es in die Arbeitsumgebung schreiben willst, und ich weiß nicht, wie du das anschließend noch herausfinden willst).
Bitte, bitte: mach es nicht alleine - und keinesfalls so, wie du es im Moment planst.