Gruppe versenden / Übertragen

[Hagel]

Hallo zusammen,

habe eine (vielleicht sehr simple und einfache) Frage. Bei uns im Unternehmen werden globale Gruppen verwendet, auf deren Daten entsprechend auch alle Mitarbeiter zugriff haben. Es ist in unserem allerdings üblich und notwendig Mailverteiler basierdend auf Daten aus dem persönlichen Adressbuch (sollen entsprechend nicht frei zugänglich sein) zu erstellen und benutzen.
Nun haben also 3 Personen Gruppen erstellt und benutzen diese. Um dennoch eine Vertretung gewährleisten zu können bürgert es sich gerade ein, dass Kopien dieser Gruppen bei den jeweil anderen beiden Mitarbeitern "händisch"  erstellt werden (Ausdruck Liste und Daten, abschreiben in eigene Adressbuch und erstellen einer identischen Gruppe). Gibt es nicht einen Weg diese Gruppen einfach von einer Person zur anderen zu übertragen? Also - laienhaft ausgedrückt - zum Beispiel eine Gruppe mit allen notwendigen Daten als Mailanhang von einem Mitarbeiter zum anderen Mitarbeiter zu senden. Leider konnte mir hier intern niemand weiterhelfen.

Danke


Marcus

[Ute]

wie geheim sind denn die Daten ?
es gibt die Möglichkeit der Directory Assistance, oder Replik auf Server ablegen
Mit all den Für und Widers, wie dann können alle alles lesen (DirASS) oder alle 3 können bei allen dreien alle Adressen lesen


Ansonsten hast Du bei 3 verschiedenen Adressbüchern immer redundante Daten mit allen daraus resultierenden Nachteilen
Gruß
Ute

[Hagel]

Danke erstmal für die Aufklärung. Um kurz zu antworten: Eigentlich sind die garnicht geheim, aber aufgrund betrieblicher Paranoia  und dem üblichen Mißtrauen zwischen Unternehmensbereichen darf man halt mit z.B. wichtigen Kundendaten nicht allzu offen agieren ... ob sinnvoll oder nicht  ... Entsprechend zwischen den benannten 3 Personen beispielsweise keine Geheimnisse notwendig, außerhalb dieses Kreises schon.

[Ute]

dann ist wohl am besten eine DB auf dem Server in die die Daten eingepflegt werden und die 3 holen sich die Daten in ihr lokales names.nsf, wie auch immer
(Replizieren oder einzeln rauskopieren)
Gruß
Ute

[smoki]

Es gibt auch mehrere weitere Möglichkeiten:

1.
Die Gruppe im Domino Directory anlegen und die relevanten User+LocalDomainServers+LocalDomainAdmins nur als Leser zuzulassen. (Dokumenteigenschaften 4 Tab "Schlüssel").
Wenn die Anwender die Gruppe pflegen können sollen, dann sind im Tab "Administration" im Feld "Administration" die entsprechenden Personen einzutragen. // Die User benötigen aber dann Author-Rechte (was meistens nicht gewünscht ist, aber auch aus anderen Gründe empfohlen wird...)

2.
Wenn die Lösung 1 aus verschiedenen von mir nachvollziehbaren Gründen nicht gewünscht ist, dann kann man ein Adressbuch auf dem Server legen und nur den jeweiligen Anwendern zugriff darauf geben. Diese haben eine Replik dieser Datenbank lokal liegen und diese werden als weitere Adressbüch in der "notes.ini" unter "names" eingetragen. (Dies kann alternativ auch über "Datei/Benutzervorgaben..." "Mail/Lokale Adressbücher" erfolgen!)
Dann sollte noch Replizieren beim Startup aktiviert sein!

3.
Solltest du viele User haben, die eigene Adressen und/oder Gruppen verwalten wollen. Dann kann man auch ein eigenes Adressbuch auf dem Server anlegen. Auf diesem haben alle User als Autor Zugriff. Die Schablone wird angepasst, dass man für die Einträge über ein seperates Lesefeld den Anwendern ermöglicht die Zugriffe zu steuern. Hier ist etwas Programmieraufwand und experimentieren gefragt!! (Tip: LocalDomainServers und LocalDomainAdmins müssen immer Berechtigt werden).
Dieses Adressbuch wird dann mit in dem Directory Assistent mit aufgenommen.

Alle diese Tips haben diverse Vor- und Nachteile. Vorschlag 3 ist, wenn dieser gut umgesetzt wird zu empfehlen, aber erfordert einiges an Erfahrung mit Notes und dem Designer... ggf. ist hier ein Prototyp in einer Testumgebung inkl. Testserver zu erstellen, damit man keine "komischen" Site-Effects in der Produktion bekommt. (kann sein, das man bestimmte notes.ini Einträge braucht damit das auch stabil läuft...weiß ich nicht mehr aus dem Stegreif.. nur das es wohl welche gibt!)

Ich hoffe einer dieser Vorschläge bringt dich weiter

Grüsse
Chris

[koehlerbv]

Nur als kleine Anmerkung: Leserfelder in einen öffentlichen NAB schützen nicht davor, dass BEKANNTE Adressen (eben auch Gruppen) trotzdem von "nicht Berechtigten" verwendet werden können (und das auch als Adresse von aussen!).

Ein gemeinsames "privates" NAB wäre wohl wirklich der einfachste Ausweg aus dem Dilemma, eine eigentlich "öffentliche Sache" doch "privat" zu halten.

Bernhard