Dokumente werden doppelt angezeigt

[botschi]

Hallo,

vor einiger Zeit habe ich fast alle Ansichteneigenschaften so geändert, dass der Index manuell aktualisiert werden soll.
Dadurch haben wir uns erhofft, dass der Index sich nicht aufbläht und dass die User eine bessere Performance der Ansicht haben.
Nun haben wir das Problem, dass einige Dokumente "doppelt" angezeigt werden. Wenn man ein Dokument markiert (anhakt), hat das andere Dokument auch einen Haken, wie mehrtägige Kalendereinträge auch.
Die Kalendereinträge haben in dem CalenderDateTime-Feld aber auch eine Liste von Tagen, wobei unsere "doppelten" Dokumente in der anderen DB nur einen Wert haben.
Es ist auch keine Kalenderansicht, wie im Kalender.
Hat jemand eine logische Eklärung dafür? Aber viel wichtiger ist es für mich zu wissen, wie ich die Ansicht dazu bringen kann, jedes Dokument nur einmal anzeigen zu lassen und nicht doppelt.

Die ersten 4 Spalten der Ansicht sind kategorien, ist das zu viel?
Kann es damit zu tun haben, dass der Index manuell aktualisiert wird?

[Lossa]

Hi,

kann es sein, das die Dokumente Mehrfachwertfelder in einer der Felder nach denen die Dokumente kategorisiert?

[botschi]

Nein, das habe ich eben kontrolliert.
Im Designer werden die Dokumente auch nur einmal angezeigt, also genau richtig.

Auf unserer Testumgebung konnte ich das zum Glück nachstellen. Dort habe ich eine neue Ansicht erstellt, die Spalten und Ansichtsauswahl der alten Ansicht kopiert und die alte Ansicht gelöscht.

Nun wird im Client und im Designer alles richtig angezeigt.

Könnte es daran liegen, dass ich mit 6.5.4 entwickel und der Server 7.0.1 ist? Das gleiche Problem habe ich schonmal gehabt. Das liess sich auch nur durch löschen der alten Ansicht beheben.
So kann es aber nicht weitergehen! In der Ansicht sind ca 7500 Dokumente enthalten, mit Summenspalte. Es ist uns zum Glück aufgefallen, aber die Summen werden durch die doppelte Anzeige ja auch falsch. Wenn aus 23786 auf einmal 24980 werden, fällt das ja nicht unbedingt auf und die Summen sind extrem wichtig in dieser Ansicht...
Ich bin ratlos...!

[Lossa]

Hi,

gehe doch bitte einmal hin und lösche den Ansichten Index mittels compact, dann greife wieder auf die DB zu und prüfe wie die dann neu aufgebauten Ansichten aussehen.
Aber, ich verstehe nicht ganz warum ihr die aktualisierung auf Manuell gesetzt habt.

[botschi]

Die DB war bei ca 70.000 Dokumenten fast 5GB gross, innerhalb von 6 Monaten.
Dabei wurden 97% vom Ansichtenindex belegt.
Wir dachten, dass der Index bei jeder Änderung (es arbeiten jeden Tag ca 130 User mit der DB) sich automatisch aktualisiert und sich deshalb so aufgebläht hat.
Insgesamt hat die DB ca 360 Ansichten und alle haben die Einstellung "automatisch" gehabt.

Liegen wir da komplett falsch und sollte man es lieber auf "automatisch" lassen?
Was kann denn noch für den grossen Index verantwortlich sein?

Die DB wird nur auf dem Server benutzt und nicht lokal repliziert oder dergleichen.

[Tode]

genau hierin sehe ich auch das Problem: Die Massnahme (Aktualisieren Ansichtsindex) und die Absicht (keine "aufgeblähten Ansichtsindizes") haben weder etwas miteinander gemeinsam, noch halte ich diese Lösung in irgendeiner weise für förderlich.

Hier wurde mit (gefährlichem!?) Halbwissen eine Massnahme durchgeführt, die
a) nicht das bringt, was man sich erhofft
und
b) sogar negative Nebeneffekte mit sich bringt:
- alte (=falsche) Ergebnisse in der Ansicht, weil Änderungen in Dokumenten nicht automatisch in den Ansichtsindex übernommen werden
- ggf. Performance- Einbussen, weil der Aufbau des Index nicht im Hintergrund sondern immer erst "on-Demand" durchgeführt wird

Also: Die "fehlerhafte" Anzeige kommt definitiv durch einen (durch zu viele Versuche !?) verhunzten Ansichts- Index, ein compact mit den richtigen Parametern zum löschen der Indizes hätte genauso geholfen wie ein neu erstellen der Ansicht (es sei denn es handelt sich schlicht um einen Design- Fehler)...

Gruß
Tode

[Tode]

P.S.: Ansichtsindizes werden nicht durch die "automatische Aktualisierung" sondern durch den Entwickler selbst aufgebläht:

360 Ansichten... wer soll da noch durchblicken...

wahrscheinlich sind die dann noch alle in allen Spalten auf und absteigend sortierbar und enthalten x Kategorien, kein Wunder, wenn sich das Ding so aufbläht.

Ihr solltet mal die passenden Redbooks zu "Performance Considerations" etc. lesen, dann seht Ihr schon selbst, was das ganze so aufbläht.

Ach ja: ob ein Ansichtsindex manuell oder automatisch aufgebaut wird, ändert nichts an seiner Grösse, dass das Umstellen auf manuell was gebracht hat, beweist nur, dass die User von den 360 Ansichten halt wahrscheinlich nur einige wenige verwenden, und Ansichten die nicht verwendet werden, werden auch nicht manuell aufgebaut und brauchen ergo keinen Platz. Das gleiche kann man aber auch erreichen, indem man den Index einer automatischen Ansicht auch wieder automatisch bei Nichtbenutzung verwerfen lässt.

so, das war mein Senf.

Gruß
Tode

P.S.: Steinigt den Entwickler / den Anwender, der 360 Ansichten in einer 70.000- Dokumente- Datenbank erstellt / fordert

[botschi]

Es gibt die Anforderung eine Buchung kategorisiert nach Monat anzuzeigen, das sind schonmal 12 Ansichten.
Dann sollen die Buchungen einmal nach Ort kategoriert sein, nach Team, nach Kostenträger, nach Kostenstelle, nach Heimatkostenträger, nach Kostenträgermitgliedern und nach Kunde.
Das bedeutet 7 * 12 Ansichten (für jeden Monat im Jahr eine) = 96 Ansichten für 1 (!) Dokumententyp. Begeistert bin ich davon nicht, aber wie soll ich es anders umsetzen?

Diese Anichten werden natürlich nur von wenigen Leuten (Verwaltung, Controlling, Admins, Entwickler) genutzt und nicht von allen.

Also wenn die Ansichten den Index automatisch aufbauen und bei Nichtbenutzung den Index verwerfen, könnte es sein, dass ich mein Problem mit den doppelten Dokumenten behebe?

[Lossa]

Hi,

warum können die Monatansichten nicht schon einmal zu einer Ansicht zusammengefasst werden?
Eine Kategorie der Monat danach das was dargestellt werden soll. Wenn Summen notwendig sind, werden diese ja schon auf der Monatebene dargestellt. Auch über Jahre hinweg geht dann dieses, es muss halt nur das Jahr davor Kategorisiert werden.
Wenn das ganze "gefilter" werden muss, dann empfehle ich eingebette Ansichten und Einzelene Kategeorie anzeigen. Dann kann der User ganz elegant zw. den Jahren und Monaten wechseln, es wird nur eine einzige Ansicht benötigt und er sieht nur das was er gewählt hat.
Schon sind das viele viele Ansichten weniger.

Ein erster Workaround wäre Ansichtenindexe nach benutzen zu verfwerfen, nur performant ist etwas anderes. Aber auch schon die Anzahl an Ansichten ist viel zu viel.

[LN4ever]

Vielleicht machst du deine Anwender viel glücklicher, indem du ihnen EINE Exportansicht in die Kopie einer Excel-Vorlage machst, in der gleich eine Pivottabelle drinsteckt, die das Ganze viel eleganter erledigt - und auf eine Art und Weise, die den agierenden Personen viel besser bekannt und vertraut ist.

Drei Klicks - und sie haben gleich noch den Chart.

[botschi]

Das ist vielleicht ein ganz guter Ansatz. Danke dafür.
Aber was meinst Du mit "Exportansicht". Ich habe schon mehrfach nach Excel exportiert und auch andersherum, allerdings immer mit einem Agenten. Der User kann sich dann seine Exceltabelle selber aussuchen, das würde in diesem Fall ja aber keinen Sinn machen und das Arbeiten auch nicht unbedingt erleichtern.
Wie soll das mit der Exportansicht und einer Vorlage funktionieren?

[LN4ever]

Unter EXPORTansicht verstehe ich normalerweise eine nicht kategorisierte Ansicht, die alle Felder mit Fednamenüberschriften enthält.

Wenn du dich mit agentengesteuertem EXCEL-Export auskennst, ist der Rest doch kein großes Problem.

Du beginnst den Export nach Excel mit dem Öffnen einer Vorlage, die du dir aus einer Ansicht oder aus den Ressourcen holst, exportierst dort die Werte hin, setzst dann die Excel-Namenbereiche noch - und Alles ist getan.

Die Pivottabelle, die in dieser Vorlage hinterlegt ist, muß auf Namensbereichen für die Daten im Excel aufsetzen.