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EMail Archivierung

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ErwinM:
Hi erst mal danke für die antworten.

Warum wollen wir Emails archivieren : Weil sie revisionssicher sein müssen. Archiviert werden sie in einen optischen archiv.
Welches Format : Dies ist momentan egal.


Mein erstes Problem ist, ich weis einfach nicht, wo und wie ich den Agent starten soll?
Ich hab nun einen einfachen Agent in einer NEUEN Datenbank geschreiben, der einfach nur eine MsgBox aufpoppt.

Mein Vorgehen :  Datei -> Datenbank -> Öffnen -> Emailagent.nsf auswählen
Nun Aktionen -> ScanMail clicken.

Soweit so gut.
Nur will ich das so nicht.

Ich will, dass wenn ich die Email öffne, ich direkt über Aktionen den Agent starten kann.

Wo muss man ihn dann Platzieren?
In der LN eigenen Mail Datenbank?

Irgendwas kappier ich da nicht : Ich weis einfach nicht wo ich den Agent schreiben soll, bzw wie ich den Agent da oben in mein Aktionen Menü hineinbekomme.
Kann doch nicht sein, das man da die MailDB erweitern muss, oder?

Axel:
Wenn das Format egal ist, dann nutze doch die eingebaute Archivierungsfunktion von Notes. Diese legt eine Archiv-Datenbank an die die gleiche Gestaltung wie die Mail-DB hat. Sie wird in der Regel auf der lokalen Maschine des Users abgelegt. Von dort aus kann sie dann auf die entsprechenden Medien gesichert werden.

Dafür brauchst du kein einziges Bit zu programmieren.


In der Hilfe ist die Archvierungsfunktion recht gut beschrieben.


Axel

Don Pasquale:
Der Wunsch E-Mails extern zu archivieren ist mittlerweile ein häufiger Kundenwunsch
(soweit ich das beurteilen kann) im Dokumentenmanagmentbereich.

Es geht um 2 Dinge

die E-mails sollen auf einem externen Server gesichert werden und zwar in einem nicht-proprietären Format ( hier ist XML das Format der Wahl ) evtl. aus Platzgründen
evtl. weil dort andere Dokumente zu diesen Vorgängen liegen. Möglicherweise
sollen diese Mails von anderen Sachbearbeitern, die diese Vorgängen Jahre später
bearbeiten müssen, mit diesen anderen Dokumenten recherchiert werden können.

Zum zweiten sollen diese Mails evtl. auch auf revisionssicheren Medien (WORMs) gespeichert werden.

Soweit ich weiß bietet die Firma Ceyoniq etwas in dieser Art an, könnte das was für Dich
sein, Erwin ?

Ciao
Don Pasquale

hallo.dirk:
Ich hab hier (als Admin) zwar nix zu suchen ::) aber:


--- Zitat ---Warum wollen wir Emails archivieren : Weil sie revisionssicher sein müssen. Archiviert werden sie in einen optischen archiv.

--- Ende Zitat ---

Also ob eine Client Mail Archivierung revisionsicher sein muss, lässt sich sicherlich Streiten.
Der User hat vor der Archivierung immer noch die Möglichkeit den Inhalt zu verändern. Ich frage mich immer welche Aussagekraft dann noch so eine veänderte Mail Besitzt. Aber das ist ein anderes Thema.....

Aber wenn Ihr schon auf dem Filesystem eine Archivierungslösung einsetzt, gibt es denn keine Möglichkeit diese direkt auf dem Domino Server zu implemtieren?

flaite:

--- Zitat von: Don Pasquale am 31.03.06 - 17:05:28 ---Der Wunsch E-Mails extern zu archivieren ist mittlerweile ein häufiger Kundenwunsch
(soweit ich das beurteilen kann) im Dokumentenmanagmentbereich.

--- Ende Zitat ---
ja.

Wobei aus meiner Sicht pdf und tif deutlich beliebter sind als xml.
XML ist ja eigentlich mehr ein Beschreibungsformat für Dateiformate (z.B. dxl). Und dxl ist immer noch nicht 100% ausgereift. (und bei Word 2003 ML bekomme ich seit 2 h auch das kalte Grausen).
 
Viele Archivierungssysteme benutzen nur eben xml, um Metadaten über das jeweilige Dokument in das System zu bekommen, die dann später für eine Schlagwortsuche benutzt werden können, aber das ist ein ganz anderes Thema.

Es gibt je nach Inhalt eines Dokuments unterschiedliche gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen. Die Diskussionen, wer diese Informationen in die Meta-Daten tut, sind göttlich.
Der Sachbearbeiter?
Nein. Zu viel Verantwortung.
Der super-heftig Jura-Experte?
Nein. Zu viel Arbeit für den.
Wir lesen es aus dem Dokument selber raus?
Informationstechnisch nicht trivial zu lösende Aufgabe.
Dann machen Sie das?
Nicht trivial zu lösende Aufgabe heisst, dass das evtl. nach 3 Mannjahren gelöst werden kann. Oder vermutlich gar nicht.
Also dann benutzen wir einfach die gesetzlich längste Aufbewahrungsfrist für alle Dokumenttypen.  ;D

 

--- Zitat ---Zum zweiten sollen diese Mails evtl. auch auf revisionssicheren Medien (WORMs) gespeichert werden.

--- Ende Zitat ---
Diese Kisten werden gerne verwendet.

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