Sollte gehen, wenn du eine neue Datenbank mit der Mailschablone anlegst. Dort trägst du dann im Delegierungsprofil die betreffenden Personen ein, und schon können die Leute dort auch Termine etc. eintragen. Das wäre in meinen Augen die einfachste Variante. Damit die Leute nicht immer in der Rahmengruppe Mail landen, solltest du noch die Startrahmengruppe auf Kalender umstellen in den Datenbankeigenschaften. Bei mehr Anforderungen empfiehlt sich der Einsatz eines speziellen Gruppenkalenders(nicht der ab R5 integrierte).