Kenne jetzt Deine App nicht. Aber klingt nach Warenwirtschaft, da sind oftmals relationale Systeme besser als Notes, aber das nur als Randbemerkung.
Aus Performance-Gesichtspunkten würde ich nicht unbedingt bei jedem Öffnen eines Dokumentes einen aktuellen Bestand ermitteln lassen.
D.h. Du hast einen Artikelstamm. Pro Artikel ein Dokument. Den Bestand pflegst Du wohl separat über Verkaufsdokumente.
Würde das per Buttonklick im Artikel-Dokument lösen. D.h. einen Button in die Form, "Gib mir den Bestand".
User klickt drauf, und erst dann wird dieser ermittelt.