Ablegen von alten Mail

[eneb]

Hallo Gemeinde,

nun wir haben von Outlook auf Lotus 6.5 umgestellt und nun stellt sich mir folgendes Problem:

Ich sortiere meine Mails in Ordner die nach den jeweiligen Projekten benannt sind.

Nun möchte ich diese Mailordner nach Beendigung des Projektes gerne zu dem jeweiligen Projektdaten ablegen.
Bei Outlook ging das noch ganz einfach mit Drag and Drop nur wie geht das bei Lotus.

Hoffe auf eure Hilfe!

Dank

Ben

[Lossa]

Hi,

was meinst du damit genau?

Nun möchte ich diese Mailordner nach Beendigung des Projektes gerne zu dem jeweiligen Projektdaten ablegen.

Soll archiviert werden? Lokal oder auf dem Server?

[eneb]

Nun ja den Ordner aus meinem Lotus mit all den Mails die da drin sind und deren Anhängen möchte ich auf unserem Datenserver (Nicht Notesserver) archivieren.

Auf diesem Server legen wir auch Ordner an für jedes Projekt und sammeln die ganzen Dokumente, Zeichnungen etc.

[Lossa]

Hi,

umgekehrt wird ein sinnvoller Schuh draus!

Benutzt Notes doch auch als Dokumenten Managmentsystem und nicht ein Fileservergrab.
Somit ergibt sich auch automatich ein Mehrwert aus der Migration von Exchange noch Lotus Notes. Es lassen sich dann Workflows implementieren, mit denen z.B. automatisch bestimmte Personen informiert werden wenn Infos eingestellt werden. Auch EMail lassen sich dann halb-/vollautomatisch diesem System zuordnen.

Bei weiteren Fragen einfach melden.

[MartinG]

Vielleicht noch als Ergänzung: was bei Notes (leicer noch) nicht mit Bordmitteln geht ist eine komplette "Orginalmail" mit allen Anhängen etc in eine einzelne Datei zu exportieren, vgl dem MSG Format von Outlook.

Es gibt allerdings einige Ansätze hierfür: zum Einen den Vorschlag von Lossa und zum andern gibt es auch ein fertiges Script in der OpenNTF-Mailschablone welche eine Mails komplett exportieren kann (ist IMHO sogar dasselbe Format wie das MSG von MS)...

[eneb]

Tja Lossa Danke für den Tip, aber leider bin ich nur der User und nicht der Admin! Somit sind mir diesbezüglich die Hände gebunden.

Die Option von Martin gefällt mir da schon viel besser! Wie kann ich diese Tool implementieren und wo bekomme ich das?! Ist es Freeware oder müssen wir das kaufen? Muss es auf dem Server laufen, oder kann ich es lokal bei mir installieren (Hab Admin rechte auf meinem PC).

Vielen Dank schonmal und Grüße


ben

[Lossa]

Hi eneb,

wenn alle Innovationen von dem Admin ausgehen sollen, dann wird das wohl nichts mit vielen Verbesserungen.
Es wäre notwendig einmal selbst aktiv zu werden und mit der Projektgruppe oder der Abteilung oder der Firmenleitung solche Verbesserungen des Informationsflusses zu schaffen. Die technischen Voraussetzungen sind da, es fehlt nur die Initiative dazu diese auch zu Nutzen.
Wäre vieleicht auch etwas für das betriebl. Vorschlagswesen, falls ihr so etwas schon habt. Ansonsten ansprechen und darüber die Diskussion lostreten.

Viel Spass noch.
 

[MartinG]

Die Option von Martin gefällt mir da schon viel besser! Wie kann ich diese Tool implementieren und wo bekomme ich das?! Ist es Freeware oder müssen wir das kaufen? Muss es auf dem Server laufen, oder kann ich es lokal bei mir installieren (Hab Admin rechte auf meinem PC). 

Ohne Rücksprache mit dem Admin kannst und sollst Du sowas nicht einsetzen...

[eneb]

Also Leute ich verstehe eure Argumente und befürworte das ganze auch, nur hat das alles einen Hacken.

Wir sind gerade eben auf Lotus umgestiegen und wenn ich unseren Admin mit meinem Problem konfrontiere dann hat er kein Verständnis dafür. Orginal Aussage: Wenn dein Postfach zu groß ist dann lösche doch einige Mails! Meine Antwort war, dass ich die aufgrund der notwendig Dokumentation nicht löschen kann und will! Ich möchte die Mails ablegen! Naja dann hat er gesagt er hat dafür auch keine Lösung und ich müsse mich selber drum kümmern oder eben löschen!

So nun bitte KEINE Komentare wie ignorant oder sonst was das ist sondern konstruktive Unterstützung! Bin selbst kein DAU und weiß schon was ein Admin machen soll und der User besser nicht, aber nun muss ich mir selbst helfen geht halt nicht anders.

Dank Ben

[klaussal]

Ablegen kannst Du die Dokumente über die Archivierungsfunktion (Aktionen/Archiv/....). Diese werden dannn (je nach Einstellung) lokal bei Dir gespeichert.

[m3]

Lotus Notes bringt -- im Gegensatz zu Outlool -- einen tollen Archiv-Mechanismus mit. Über diesen kannst Du Deine Mails automatisch oder auch manuell archivieren.

Vorteil dieser Lösung: Die Mails landen wieder in einer Notes-Datenbank, sind daher replizierbar, Du hast eine Volltextsuche, die komplette Ordnerstruktur wie in Deinem Mailfile, etc.

Diese Archiv-Datenbank kann
a) auf dem Notes-Server liegen (was Dein Admin wahrscheinlich nicht will)
b) auf deinem PC/Laptop liegen (wo sie futsch ist, wenn die Platte kaputt ist)
c) auf einem Fileserver liegen (wo sie auch gesichert werden kann und Du auch noch ein lokale Replik Deines Archivs auf Deinem PC haben kannst).

Mehr Infos findest Du auch in Deiner Notes-Client Hilfe, wenn Du nach "Archiv" suchst.

Und Dein Admin braucht IMHO mal einen korrigieren Hieb auf den Hinterkopf. Der hat genau jene Einstellung, die für die schlechte Nachrede sorgt, die Notes oft hat.

P.S.: klauss war schneller.

[klaussal]

... aber dafür nicht so ausführlich ..

[Lossa]

genau aber immer feste!!!!!!!

Hat der eine Adminschulung bekommen oder nicht?

Bei euch ist dann auch keine Lotus Notes Einweisung (reicht oft 1/2 Tag) gemacht worden, oder?

[Andrycha]

Ganz bestimmt wurde keine gemacht.

Ihr habt doch gehört, die wurden von Outlook auf Notes umgestellt...und wenn der Admin geblieben ist, der Outlook administriert hatte, dann gute Nacht!

[littleS]

Und Dein Admin braucht IMHO mal einen korrigieren Hieb auf den Hinterkopf. Der hat genau jene Einstellung, die für die schlechte Nachrede sorgt, die Notes oft hat.

Wollen wir hoffen, daß dein Admin kein BOFH (http://www.8ung.at/total-normal/stuff/boperator.htm) ist 


s.

[eneb]

Leute vielen Dank.

Ihr habt mir schon sehr geholfen! Kann ich recht in der Annahme gehen, dass wenn ich ein Archiv erstellen es ALLE meine Mails in das Archiv speicher und nicht nur die von einem einzellnen Ordner?! Soll auch kein Problem sein dann werd ich halt alle 6 Monate meine gesamten Mails archivieren!

Noch ein Wort zu unserem Admin. Nun bevor er nun noch geteert und gefedert wird muss ich sagen er macht sein Bestes. Er selbst wurde auch gerade auf Notes eingearbeitet und nun wird er wohl Schritt für Schritt die User dem ganzen Näher bringen.

Habt vielen Dank

Grüße Ben

[Lossa]

Hi,

auch hier gibt es verschieden Möglichkeiten.

1. Nach einem bestimmten Zeitraum der nichtnutzung
2. Nach einem bestimmten Ablaufdatum
3. Die in einem Bestimmten Ordner
4. Nur die ausgewählten
5. Alle

Viel Spass