Die User sind alle über ein Login identifiziert, oder gibt es da auch anonyme Surfer?
Ich mache nicht so viel mit Notes & Web, aber kann man das nicht über Autorenfelder sehen, wer schon was gemacht hat, also 1. Damit den Zusammenhang der Einzeldokumente nachvollziehen, und b) beim Erstellen schauen, was derjenige schon ausgefüllt hat, so nach dem Motto: "Hat User X schon ein Formular A? Wenn Nein, Formual A erstellen, sonst: Hat User X schon ein Formular B?, wenn nein..." etc, etc, etc.