Reminder-Eintrag per Programm setzen

[Alexis]

Hallo Forum,

ich brauche mal wieder einen Lösungsansatz.

Per Mail wird ein Mitarbeiter aufgefordert, eine bestimmte Aktion auszuführen, die mit einem Fertigstellungstermin versehen ist. Wie schön wäre es nun, wenn der Absender automatisch im Kalender einen Reminder-Eintrag erhielte, der ihn erinnert die Fertigstellung zu überprüfen. Alle Daten dafür sind ja vorhanden.

Wie geht man an eine Lösung heran: @Formular, Script?

Ich bitte um Anregung.

Alexis

[HarryB]

Woher kommt denn die Mail? Wenn es eine Standard-Mail ist, die ein Mitarbeiter eintippt, dann macht es Sinn, mal einen Blick auf die Kalender- und Aufgabenfunktionen zu schauen, die Notes bietet.

Viele Grüße
Harry

[Alexis]

Ergänzed:

Die Mails schreibt ein Problemkümmerer mit dem LN-Standard-Template.

Dieser verschickt sie nun an seine Problemlöser, wobei Fertigstellungstermine genannt werden.

Um ihn von der Terminverfolgung zu entlasten sollten nun entsprechende Einträge im LN-Kalender erfolgen, die ihn erinnern, wenn die Fertigstellungstermine erreicht sind, um die Fertigstellung zu überprüfen.

Alexis

[TMC]

Würde ich mit LS lösen. Aber dazu braucht es schon eine Menge Geduld und Fingerspitzengefühl, wenn man das noch nie gemacht hat.
Schau Dir doch mal ein Dokument im Kalender an, wie dort die Felder gesetzt sind.
Und teste das ganze gut, bevor Du es deployst.
Prinzipiell ist solch ein Eintrag nichts anderes als ein Notesdokument, in dem Felder entsprechend gesetzt sind.
Ich glaube mich zu erinnern, hier im Forum schon öfter Lösungsansätze gesehen zu haben (--> Suchfunktion).

[koehlerbv]

Wie sollte das anders als mit LS funktionieren ? Neue Dokumente mit @functions im Backend erzeugen (incl. Übergabe der Parameter für die Belegung der Felder ?) ?
Ansonsten: Bestehende Reminder-Einträge analysieren, genau, wie es Matthias beschrieben hat.

Bernhard

[TMC]

Wie sollte das anders als mit LS funtkionieren ?

Na ja, ich selbst bin mittlerweile vorsichtig geworden mit "geht nicht in Formelsprache", da es hier immer wieder Leute gibt, die mir das Gegenteil beweisen   Aber gerade hier, wenn es um Dokumenterstellung geht, würde ich erst gar nicht auf die Idee kommen, eine Formel zu verwenden. Gut, ich verwende Formeln eigentlich mittlerweile auch nur noch in manchen einfachen Buhtongs, View-Selections, Feldvalidierungen, Hide-when's, Spaltenformeln etc. Also dort wo Formeln meist ideal sind (bzw. wo kein Script geht   )

[Semeaphoros]

Also für mich tönt das eigentlich so, wie wenn man da die ganz normale Gruppen-ToDo-Funktion verwenden können. Da kann doch jemand Aufgaben an andere verteilen und ihnen dann Termine setzen.

[Alexis]

Hallo @all,

Danke für die Hinweise. Ich werde mich mal mit einem Script heranwagen und meine (gute/schlechte) Erfahrung hier kommunizieren.

@Semeaphoros: Prinzipiell ginge es auch mit der ToDo-Funktion. In diesem Falle gibt es aber keine feste Gruppe, sondern die Adressaten können beliebige Mitarbeiter sein. Der Reminder kann damit sinnvollerweise nur beim Sender liegen.

Alexis

[Semeaphoros]

Was hat das mit festen Gruppen oder eben nicht festen Gruppen zu tun? Die Gruppen-ToDos in Notes lassen sich doch ganz gewöhnlich wie im Mail mit Gruppen oder mit Mehrfachemfpänger angeben, da sehe ich nicht, was Du mit Deiner Bemerkung meinst. Da ist kein Unterschied zu einem normalen Mail oder so ....

Ansonsten: Reminder-Einträge gehöhren auch zu den Kalender-Einträgen in Notes und diese programmatisch zu erstellen, ist nicht ganz einfach, es gibt eine ganze Reihe von komplexen Randbedingungen. Diverse Diskussionen dazu findest Du hier in AtNotes.

[Alexis]

Hallo Semeaphoros,

es ist wahrscheinlich meine Unkenntnis der Gruppen-ToDo-Funktion, warum ich diesen Weg nicht denken konnte.

Mein spontaner Eindruck ist nun, dass mit diesem Ansatz eventuell der bisherige Mailversand und die "Reminder"- Funktion gleichzeitig gelöst werden könnte. Auch das ist wohl ein Thema von Script.


Alexis

[Semeaphoros]

Also, wenn man da was ändern will, ist es sicher Script, allerdings ist das Eingreifen in diese Dokumente alles andere als trivial. Nach Deinen Schilderungen sollte die standard-Gruppen-ToDo eigentlich tun, was Du willst.

[Alexis]

@Semeaphoros,

du hast im Grunde sicherlich Recht.

Die Krux liegt leider darin, dass die Idee im Umfeld einer bestehenden Datenbank kreist, deren eingefahrener Workflow möglichst nicht angetastet werden soll (Antwortdokumente, Protokollierung der Korrespondenz und neu: Terminverfolgung).

Eine LN-Standardfunktion (ToDo) außerhalb der Datenbank zu nutzen ist hinsichtlich Datenkonsistenz nicht sehr pratisch.

Also werde ich ganz vorsichtig mal versuchen LN-Script zu nutzen. Dass das komliziert werden wird ist mir schon bewusst.

Alexis

[Semeaphoros]

Ok, das macht (leider) Sinn, dann hast Du aber zumindest in den ToDos eine Ideensammlung.

[Alexis]

@ all

der Weg über die Reminder-Funktion im Kalender ist geglückt, so wie ich mir eine einfache Lösung erhofft hatte:

Set ws = New notesuiworkspace
Set uidoc2 = ws.ComposeDocument (dbserver,dbfilename,"Appointment")
StartDate=source.FieldGetText("DueDate")
Call uidoc2.FieldSetText("AppointmentType","4")
Call uidoc2.Reload
Call uidoc2.FieldSetText("Subject","Reminder #" + AITxt)
Call uidoc2.FieldSetText("StartDate", StartDate)
Call uidoc2.FieldSetText("Body", Chr(10) & "Today is Due Date for the Action Item # " + AITxt)
Call uidoc2.FieldSetText("AppointmentType", "Reminder")
Call uidoc2.Save()
Call uidoc2.Close()   

Die Daten sind hier sehr spezifisch, den Code kann man natürlich noch entsprechend erweitern.

Alexis