Auswahl von Empfängern für @Mailsend

[reraru]

Moin zusammen!

Ich habe ein Problem!

Meine Datenbank:
Es sollen Aufträge für einige Handwerksabteilungen erfasst und danach automatisch an bestimmte Empfänger verschickt werden. --> So die Theorie.

Alle Empfänger befinden sich innerhalb der Firma. Ich wollte nicht unser Firmenadressbuch benutzen, da hier viel zu viele Einträge vorhanden sind.
Deshalb suche ich eine alternative!

Eigentlich muss niemand sehen welche Mail-Adressen sich hinter den Abteilungen verbergen! Es soll immer nur der Abteilungsname angezeigt werden.

Ich habe bereits verschiedene Wege probiert:

1. Eine Dialogliste (Feld "Abteilung")
    Folgende Einträge: Maurer | m_klemann@...
                                   Elektriker | d_wolter@...
    Diese Werte werden nach Auswahl im Feld übernommen und auch eine
    Email wird problemlos verschickt.

    Das Problem hier ist das in der Maske zwar die Abteilung steht, in einer Ansicht
    aber steht die Email-Adresse.

2. Ich habe ein Adressbuch (Standard Adressbuch) auf dem Server erstellt.
    Dieses öffne ich über eine Dialogliste welche die Ansicht "Gruppen" aus dem
    Adressbuch anzeigt.

    Hier werden auch die Gruppennamen übernommen.

    Problem ist wohl das dieses Adressbuch nicht in der Suchliste des Clients
    erscheint.

    Wenn ich mir eine Replik des Adressbuchs ziehe, und es zu den lokalen Adress-
    büchern hinzufüge, dann meckert er mir eine fehlende Ansicht an!


3. Ich habe eine Maske in der DB erstellt, welche den Abteilungsnamen und die
    dazugehörigen Email-Adressen speichert. Über eine Dialogliste öffne ich eine
    entsprechende Ansicht.

    Problem hier: Wenn ich die Spalte Abteilungsname der Ansicht auswähle dann
    übernimmt er diesen Wert in das Feld. Den Abteilungsnamen kann er aber
    natürlich auch nicht finden. Wenn ich die Spalte mit der MailAdresse auswähle,
    dann wird die MailAdresse übernommen und der Mailversand funktioniert
    natürlich.

< Das Feld in dem der Abteilungsname erscheint, füllt das Feld "SendenAn" meiner
   @Mailsend Formel.


Ich weiss einfach nicht wie ich mein Problem am einfachsten lösen kann.
Da meine Kenntnisse in Notes bisher noch auf etwas Formelsprache beschränkt
sind, fällt es mir leider nicht einfacher.

Ich bin einfach auf dem Holzweg, glaube ich!

Wer kann mir sagen wie ich dieses Problem am besten lösen kann???
 

VIELEN DANK IM VORAUS!

Gruß

René
   

[Driri]

Zu 1)

Ist klar, die Mailadresse wird gespeichert, die Bezeichnung ist nur der Alias und wird automatisch lediglich in der Maske angezeigt.
Du kannst allerdings in der Spalte der Ansicht eine @If-Formel einbauen und die Mailadressen wieder auflösen, also z.B.

@If(d_wolter...; "Elektriker", etc. pp.)


Zu 2)

Stichwort : Directory Assistance


Zu 3)

Hab ich nicht verstanden, aber vermutlich willst Du das SendTo-Feld per @DBLookup füllen, oder ?

Das sollte funktionieren, vorausgesetzt, der Abteilungsname ist eindeutig und die Ansicht, auf die Du per @DBLookup zugreifst enthält in der ersten Spalte sortiert die Abteilungsnamen.

[reraru]

Hallo Driri!

Vielen Dank für die prompte Antwort.

zu 1) Die Lösung hatte ich übersehen. Hier stellt sich noch ein kleines Problem:
         Das Feld enthält mehrere Werte (Abteilungen). Diese Werte stehen ja
         hintereinander. Und dieses Feld könnte, je nachdem welche Abteilung  
         zuerst ausgewählt wird, verschiedene Konstellationen enthalten.
         Mal "d_wolter@..., m_klemann@..., ...
         Mal "m_klemann@..., d_wolter@..., ...
         

zu 2) Sagt mit noch nichts. Ich werde mich mal schlau machen.

zu 3) Ich habe einfach eine Maske erstellt, die 2 Felder enthält.
         1. Abteilungsname + 2. Abteilungsmailadresse.

         Ich habe eine Ansicht erstellt, welche die beiden Felder enthält.

         In der Auftragserfassungs-Maske gibt es ein Feld "Abteilung". Dieses
         hat den Feldtyp "Dialogliste". Diese Dialogliste öffnet meine soeben
         erstellte Ansicht (Abt. Name + Abt. Mailadresse)

         Ein DBLookup nutze ich hierfür nicht.

Vielen Dank!

René

[Driri]

Hi,

zu 1)

Dann kannst Du die Werte mit @ReplaceSubstring ersetzen, also z.B. so :

@ReplaceSubstring(Feldname ; "d_wolter":"m_klemann"... ; "Elektriker":"Maurer"...)

zu 3)

Du willst ja nicht, daß man die Mailadresse direkt sieht, also würde ich die Dialogliste so ändern, daß dort nur die Abteilungen angezeigt werden (z.B. mit @DbColumn füllen).

Dann nimmst Du dir das SendTo-Feld in der Maske und setzt das auf Berechnet und als Formel ein @DbLookup auf die Ansicht mit den Abteilungen und Mailadressen (also erste Spalte der Ansicht sortiert enthält die Abteilungen, zweite Spalte enthält die Mailadresse), Rückgabewert ist dann der Wert der Spalte 2.
Das Feld versteckst Du dann einfach, ist zwar auch keine absolute Sicherheit, aber wenigstens sehen die Benutzer die Adresse nicht mehr direkt.

[reraru]

Hi Driri!

Ich habe die Variante 3 genutzt! (@DbLookup / @DbColumn)
Hiermit klappt es hervorragend!

Habe zuerst auch die Variante mit dem @ReplaceSubstring getestet. Hier
gab es Probleme, da sich hinter manchen Abteilungen ein und dieselbe Person
verbergen!!!

Jetzt habe ich dieses Problem endlich gelöst!

Danke!  

Auf zum nächsten Problem!

Dafür mache ich aber dann lieber einen neuen Thread auf.

Gruß

René

[Schnulli]

Der Thread ist zwar beendet, aber hier noch eine Anmerkung von mir:

Einer der Nachteile Deiner Lösung könnte sein, daß Du diese Zuordnung Abteilung -> e-mailadressen dann nur in dieser einen DB zur Verfügung hast.

Du solltest Dir überlegen, e-mail Gruppen, wie in Deiner Lösung 2 schon im Ansatz richtig, generell in Euer Firmenadreßbuch zu integrieren.
Dies hat nicht nur den Vorteil, daß Du das Problem mit den einzelnen e-mail Adressen los bist, sondern hat auch erheblich Vorteile bei der Vergabe von ACL-Rechten und deren Pflege. Denn da musst Du dann nur die Gruppe einer Rolle bzw. Zugriffsberechtigungen zuordnen, und nicht jede Person einzeln.
(z.B. kommt zur Gruppe "Schreinerei" der Herr Muster dazu, dann musst Du den nur im Firmenadreßbuch der Gruppe "Schreinerei" zuordnen und nicht in jeder DB, auf die er vielleicht Zugriff haben muss!)
Außerdem stehen diese Gruppen dann auch allen Mail-Nutzern zur Verfügung, was auch erheblich Vorteile bringt.

Und falls Du dann doch mal alle e-mail-Adressen einzeln haben willst, kannst Du das in einer Maske bei den Feld-Eigenschaften einstellen!

Viele Grüße

[reraru]

Hi Schnulli!

Ich stimme Dir zu und möchte auch gerne so vorgehen.

Das Problem ist meiner Meinung nach aber das im internen Firmenadressbuch
zu viele Personen Gruppen und Alias-Gruppen sind.

Ich stell mir einfach einen unserer Meister vor (DAU) der 25 Minuten braucht
um die Abteilung "Schreinerei" zu finden.

Mit den Berechtigungen bin ich in Notes noch nicht wirklich vertraut.

Eine Verständnisfrage:

Die Maske "Abteilungen" in der ich die Adressen verwalte besitzt 2 Felder.
Abteilungsname (Text) + Adresse (Namen / Adressdialogfeld)

Ich hole mir also im Feld Adresse über unser Firmenadressbuch die Mitglieder
dieser Gruppe.

Gibt es denn dann noch Probleme bei der Berechtigungsvergabe?

---

Noch eine Idee:

Ich könnte doch das was ich jetzt mit der internen Ansicht mache (DBLookup;
DbColumn doch auch mit dem Firmenadressbuch machen.

Bringt mir das den Vorteil?

Ich könnte ja hier evtl. eine Ansicht erstellen die nur Gruppennamen und
Mailadressen enthält.

NEUE FRAGEN  

Gruß René

[Driri]

Hi,

da muß man IMO jetzt unterscheiden zwischen der Funktion zum Versand der Mails und der Zugriffssteuerung.
Wenn Du die Gruppe im Directory anlegst, dann kannst Du diese sowohl für den Mailversand, als auch für Zugriffsteuerung auf Datenbanken etc. verwenden. Der Vorteil ist klar, Du pflegst nur noch an einer Stelle, nämlich im Directory.

Die Gruppen kannst Du dann theoretisch auch direkt für den Versand von Mails verwenden, d.h. die Abteilungsdokumente werden dann nicht mehr benötigt. Du könntest dann die benötigten Gruppen als feste Auswahl in der Dialogliste hinterlegen, dann können für den Versand auch nur diese gewählt werden.

Mit Berechtigungen hat das allerdings nichts zu tun.

Natürlich kannst Du auch per DBColumn oder DBLookup aufs Directory zugreifen und dort die Adressen auslesen, allerdings ist das dann mit Einschränkungen etwas schwieriger, wenn Du z.B. nur deine Abteilungsgruppen haben möchtest.
Vorteile sehe ich da eigentlich gegenüber dem oben geschilderten Vorgehen keine, außer evtl. die Namen der Abteilungsgruppen ändern sich häufiger oder es kommen häufiger welche dazu oder entfallen.

Noch mal : Wenn Du die Gruppen direkt im Directory pflegst und diese dann auch für den Versand benutzt, brauchst Du dich um die dort hinterlegten Mailadressen in deiner Anwendung nicht mehr zu kümmern. Die Gruppe wird beim Versand aufgelöst, da die Gruppe aus dem Directory stammt.

[Schnulli]

1. zu viele Gruppen in Adreßbuch:
ist eigentlich kein Problem, da Notes ja bei der Eingabe der ersten Buchstaben automatisch ausfüllen kann, bzw. der User im Dialogfeld mit der Eingabe auch zum entsprechenden Teil der Liste springen kann (Eingabe "Schr" und dann zeigt er die entsprechende Stelle an) Das schaffen sogar unsere Daus! ;-)
2. Die Berechtigungen (ACL) kannst Du mit Deiner Lösung gar nicht abbilden. Lies mal die Hilfe zu ACL
3. Die Gruppen müssen als Notes-Gruppe im Adreßbuch auf dem Server vorliegen, damit sie für alle User und (spätere) Datenbanken verfügbar sind. (Für speziellere Fragen dazu solltest Du aber einen Admin fragen)

Hast Du schon mal einen Notes-Designer Kurs besucht? Da kriegt man diese Grundkenntnisse gut vermittelt.

[reraru]

Hi Schnulli!

Ich werde mich dann wohl am besten mal mit den ACL´s auseinandersetzen!

Was einen Notes Designer Lehrgang angeht:

"Ich habe doch keine Zeit!" - Wir sind hier eine 3,5 Mann IT-Abteilung.
Zuständig für 300 Mitarbeiter. Da ist verdammt wenig Zeit. Ich wollte
schon lange einen Kurs buchen, aber dieses Jahr kommt echt ein Groß-
projekt nach dem anderen. ;-)

Ich habe mir zumindest schon das neu erscheinde Buch zum Designer 6.5
von Addison Wesley bestellt! ;-)

Vielen Dank trotzdem für Deine Bemühungen!