Quasi-Archivierung

[wuschel]

Hallo,
ich habe in einer Formulardatenbank eine umfangreiche Anzahl  angelegter, in Arbeit befindlicher und erledigter Formulare. Die erledigten Formulare möchte ich nun nach einer bestimmten Frist auslagern (wohin auch immer).
Problem ist, dass E-Mails verschickt worden sind, die DOCLINKs auf die jeweiligs zugehörigen Formulare beinhalten. Diese DOCLINKs sollten natürlich nach Möglichkeit nach der Auslagerung (im meinem Verständnis: Archivierung) weiterhin auf das jeweilige Formular verweisen.
Hat hier jemand eine Idee?
Oder:
Wie löst ihr die generelle Problematik, dass erledigte Vorgänge archiviert werden müssten?
Gruß Matthias

[Spalter]

Hallo Wuschel,

ich fürchte Du wirst bei der Archivierung noch mal nachlegen müssen und ein weiteres Mail verschicken, denn die alten Links sind ja in den Mail-DB's und da kommst Du so ohne weiteres nicht dran. Das zweite Mail stört ja auch nicht weiter.

Gruß
Spalter

[Marinero Atlántico]

Hallo Wuschel,

wir sind den folgenden Weg gegangen:
Ein Dokument wird gespeichert als:
- xml-Repräsentation des Dokuments (.dxl) --> und kann somit jederzeit quasi im Originalzustand in die Datenbank zurückgeholt werden.
- als PDF -> um sich schnell die Daten anzuschauen, wobei da natürlich die DocLinks nicht funktionieren.

Das geht davon aus, dass Plattenspeicherplatz preiswert ist, was selbstverständlich auch eine Frage des Umfangs des Speichervolumens der zu archivierenden Dokumente ist.

Oft ist Archivierung mehr von dem Bedarf nach übersichtlicheren Datenbanken als von Einsparung von Plattenspeicherplatz motiviert.

Gruß Axel

[MartinG]

Um wieviele Dokumente handelt es sich denn? Wie gross ist denn die DB? Vielleicht ist der einfachste und effektivste Weg auch ganz easy mit einem Archivfeld und die Doks werden in den "normalen" Ansichten einfach nicht mehr angezeigt...

Gruss
Martin

[TMC]

In Anlehnung zu Martin's Tipp:

Du könntest auch Kopien archivieren (also in andere Notes-Archiv-DB kopieren.). Dann wirfst Du aus dem aktuellen Dokument so ziemlich alle Items raus, die Du nicht brauchst. Vielleicht nur noch ein Item "Subject" und "Status". Dann ein neues Text-Item, indem Du den Doklink der Kopie in der Archiv-DB platzierst.

User klickt auf einen Link eines archivierten Dokuments und erhält folgendes:

Dokument XYZ wurde am XXX von YYY archiviert.
Mit diesem Doc-Link rufen Sie das archivierte Dokument auf --> #

[Glombi]

Die Lösung von TMC ist gut, genau so macht es ein Kunde von mir, der eine eigene Mailarchivierung gestrickt hat.

Doklinks sind eine feine Sache, aber... nur temporär zu gebrauchen...

Andreas