Besprechung durch einen Agenten erstellen

[JoergL1979]

Hallo Leute,
ich Möchte das ein Agent automatisch und einmal am Tag an eine bestimmte Gruppe von Leuten eine Besprechung rausschickt.

Welche Felder muß ich befüllen lassen, damit das auch Funktioniert?

Gruß
Jörg

[eknori]

umpf!
Besprechung ? jeden Tag ? gleiche Zeit ? gleicher Personenkreis ?
Da war doch mal was mit wiederholenden Terminen im Kalender  ... wie ging das noch mal  

[JoergL1979]

@eknori
Der Wunsch besteht darin das man für jeden Tag an dem der Termin ist eine Einladung bekommt.
Wenn ichs über die wiederholdenden Termine mache bekomme ich nur 1 Einladung für alle Termine.
Gruß
Jörg

[koehlerbv]

Über den Sinn einer täglichen Einladung an die gleichen Personen mag ich jetzt nicht streiten  
Um die Items zu ermitteln, die befüllt sein müssen, erstellst Du Dir einfach mal eine Einladung und gehst dann die Items dieses Dokuments durch. Hilfreich dabei ist folgendes Freeware-Tools:
http://www.maysoft.com/web3.nsf/page/products-document_viewer-overview
Damit haben die Eingeladenen natürlich noch keine Einladung - hierzu nimmst Du Dir die entsprechenden Routinen des Mail-Templates her und baust diese für Deine Zwecke nach.
Auf die Effizienzfrage wirst Du dabei sehr schnell stossen  

Bernhard

[eknori]

und wie soll der Agent das machen ? Ich verstehe deine Vorgehensweise nicht so ganz

Wenn ichs über die wiederholdenden Termine mache bekomme ich nur 1 Einladung für alle Termine.

dann sollen die Damen und Herren mal die Benachrichtigungsfunktion einschalten. Scheitert wahrscheinlich wieder daran, daß der Rechner zur Zeit der Benachrichtigungaus ist.
Aber dann nützt denen auch keine neuerliche Benachrichtigung. Sieht mir hier eher nach Fehlorganisation aus, die die IT dann wieder richten soll ( sorry für diese Worte )

[JoergL1979]

also folgendes ist geplant:

es existiert eine mail-in db.
diese mail-in db soll z.b.
heute eine Einladung für Montag 9 Uhr schicken,
am Montag eine Einladung für Dienstag 9 Uhr usw.

Eingeladen werden sollen eine Notesgruppe mit x-Anzahl an Personen.

Der Beginn soll immer 9 Uhr sein und das "Meeting" geht eine Stunde.

Hintergrund ist folgender:
Ab 9 Uhr morgens muß das Telefon immer besetzt.
Wer am Telefon ist von den Leuten ist egal.
Am besten wäre es sogar noch, wenn alle anderen ausgeladen werden sobald sich eine Person gemeldet hat.

Deswegen benötige ich einen Agenten der jeden Tag ein entsprechendes Meeting erstellt und die Luete dazu einlädt.

Jetzt nachvollziehbar?

[eknori]

es existiert eine mail-in db.

- nachvollziehbar

diese mail-in db soll z.b.
heute eine Einladung für Montag 9 Uhr schicken,
am Montag eine Einladung für Dienstag 9 Uhr usw.

- also jeder Tag zur gleichen Uhrzeit - nachvollziehbar

Eingeladen werden sollen eine Notesgruppe mit x-Anzahl an Personen.

- noch bn ich bei dir

Der Beginn soll immer 9 Uhr sein und das "Meeting" geht eine Stunde.

- habs kapiert

Hintergrund ist folgender:

Ab 9 Uhr morgens muß das Telefon immer besetzt.

- solch einen Tagesauftakt hätte ich auch gerne  

Wer am Telefon ist von den Leuten ist egal.

-  

Am besten wäre es sogar noch, wenn alle anderen ausgeladen werden

- wie soll das gehen ?

sobald sich eine Person gemeldet hat.

- geldet zum Telefondienst ? oder am Telefon gemeldet ?

Deswegen benötige ich einen Agenten der jeden Tag ein entsprechendes Meeting erstellt und die Luete dazu einlädt.

- brr, geht es jetzt darum, daß irgendein Fraggle aus der Grundgesamtheit der Eingeladenen sich am Telefon einfindet; alle anderen können dann was anderes machen ? Sorry, aber irgendwie kapiere ich das nicht ( ist kein Spass oder Verarsche; ich kapiere es wirklich nicht )

Frage: warum muß das über den Kalender geschehen; schicke den Leuten doch einfach eine Mail; da sehen die wenigstens, das was angekommen ist. Oder ist das wichtig, daß das im Kalender eingetragen ist ?

[JoergL1979]

@eknori
ja im prinzip hast du es erfasst.
Hauptsache einer meldet sich dafür morgens um 9 uhr am Telefon zu sitzen.
Wer sich meldet ist egal.

Die anderen können dann später als 9 Uhr da sein.

Das es wohl nur sehr sehr schwierig sein wird die restlichen Leute wieder auszuladen sobald sich eine Person gemeldet hat ist mir schon fast klar.
Das wäre auch nur echt "nice to have".

Wichtiger wäre erstmal der Agent der jeden Tag ein neues Meeting erzeugt und entsprechend zu diesem Meeting Leute einlädt.

[koehlerbv]

Der Sinn dieser Aktion geht mir auch immer noch vollkommen ab. Wenn von n Leuten morgens um neun jemand am Telefon sitzen muss (ich gehe jetzt mal davon aus, dass das Telefon ein fixes ist und noch nicht mal quer durch Europa ausgemacht werden muss, welches Telefon zwecks Weiterleitung eingestellt werden muss), dann kann man doch miteinander REDEN ! Oder notfalls einen Plan aufmalen und an die Wand hängen ... Und was macht Ihr denn, wenn Montagvormittag jemand sagt "Jo, ich mach das !" und Montag spätabends nach der Feier mit Alkoholvergiftung ins Krankenhaus eingeliefert wird ? Muss die Software dann auch herhalten, um automatisch den Workflow aufrecht zu erhalten ?

Und ich sag's nochmal, wenn das vorhin nicht ganz klar geworden ist: Das, was Du willst, geht ohne weiteres (@eknori: Auch andere wieder ausladen). Wenn Du damit aber durch bist, ist Deine Firma einen fünfstelligen Euro-Betrag los (bloss, weil Ihr nicht organisieren könnt - oder wir haben Dich bisher missverstanden ...), und Du bist richtig fit in Calendaring and Scheduling. Letzteres ist ja auch nicht zu verachten - so viele gibt es nicht in Deutschland, die das richtig verstanden haben  

Bernhard

[eknori]

also wir sind bei uns in der Abteilung immer die gleichen Leute; unser Agent ( Chef ) hat "befohlen", daß irgend ein Fraggle morgens ab 6:00 da zu sein hat, wer ist egal.
Das funktioniert schon seit Jahren ohne elektronische Hilfsmittel; seit 3 Jahren bin ich dabei.

OK, spielen wir das mal durch:

Sonntags erzeugt der Agent eine Einladung an alle Mitglieder der Gruppe.
Montags morgens entscheide ich mich, in den Betrieb zu fahren. Mein Kollege hat die gleich Idee; und nun ?

Um wie viele Leute handelt es sich denn eigentlich ? Sitzen die an unterschiedlichen Standorten ? ( also in ganz D verstreut )

[JoergL1979]

Natürlich könnten wir auch einen deartigen Plan aushängen und jeder trägt sich da ein wie er will etc.

Es mit Notes abzubilden halte ich aber für eleganter.

Das es natürlich immer gewisse eventualitäten geben kann die trotzdem
ein erscheinen uzm 9 Uhr verhindern ist klar.

Aber es geht ja auch nicht um eine Sinndiskussion.

Ich möchte einfach nur wissen wie ich mit einem Agenten ein Meeting erstelle und dazu jemand einlade. Sprich: das was ich sonst über Frontend mache im Backend laufen lassen.

Das mit dem ausladen sobald sich wer gemeldet hat ist erstmal nebensache.

[JoergL1979]

@eknori
der Dienst für Montag soll natürlich am Freitag erzeugt werden ->

am Montag für Dienstag
am Dienstag für Mittwoch
am Mittwoch für Donnerstag
am Donnerstag für Freitag
am Freitag für Montag

Es geht um mehrere verteilte Standorte ja.

[eknori]

http://www-10.lotus.com/ldd/nd6forum.nsf/55c38d716d632d9b8525689b005ba1c0/0a518bd423277c8285256e97003eaf1b?OpenDocument ??

[koehlerbv]

Es geht also um eine Programmierübung. Dazu noch mit einem sehr hochgestecktem Ziel. Löblich !
Ich sag' es daher nochmal: Schau Dir "einfach" an, wie die Jungs und Mädels von Iris das gelöst haben. Das ist alles im Mail-Template nachzulesen. Wenn Du damit durch bist, hast Du hinsichtlich Notes und LotusScript eine Unmenge gelernt.

Meine Quintessenz - und da lasse ich mich gerne widerlegen: Wer das How-To für die Umsetzung dieser Aufgabenstellung in einen einzigen Forumsbeitrag posten kann (ohne Attachments), der wäre genial.

Praktischer Vorschlag: Mach doch eine Datenbank, die automatisch per Agent für jeden erforderlichen Tag ein Dokument erzeugt. In dieser DB trägt sich dann jede Nase, die einen Dienst übernehmen will, für den entsprechenden Tag ein. Das ist einfach umzusetzen, erfordert keine Mail-Benachrichtigung (was man auch sehr einfach machen könnte, aber in diesem Fall würde ich als Chef anfangen, bei Nichteintragungen einfach der ersten Nase - dem Chef der Truppe - zu kündigen, wenn das Telefon mal unbesetzt ist), und bei Eintrag einer Telefondienst-Übernahme könnte man das Dokument für weitere sperren oder anderweitig darauf hinweisen, dass der Dienst schon verplant ist.

Es gibt so viele wunderbare, kostensparende, zeitsparende, die Leute-froher-machende Dinge, die man mit Notes anstellen muss, aber warum wird immer wieder versucht, eine nicht funktionierende Organisation mit Software zu reparieren ? Das funktioniert NIE !!!

Bernhard

PS: Ich glaub', ich werd' auch Unternehmensberater