Hallo,
eigentlich solltest Du diesen User bei jeder Mail-DB in den Vorgaben hinterlegen. Du kannst aber auch über die Zugriffskontrolle der DB diesem Benutzer ein generelles Leserecht einräumen. Für mehrere DBen geht das im Admin-Client ganz einfach: Register "Dateien", Datenbanken markieren (mit gedr. STRG-Taste), "Werkzeuge" --> "Datenbank" --> "ACL bearbeiten".
Gruß Thomas