Datenbank-Überwachung

[Dynamix]

Ich habe hier eine Mail-DB die als Dezernatsbriefkasten genutzt wird. Somit greifen ca. 30 Nutzer mit der gleichen ID (das muß auch so bleiben) auf die DB zu.
Nun melden mir die Nutzer aber immer wieder, dass die Info "Neue Mail" angezeigt wird (Zahl oder Meldung) - nach dem Öffnen der DB aber keine neue Mail (weder markiert - das wäre ja noch verständlich - noch als Dokument) vorhanden ist. Meine Vermutung geht jetzt dahin, dass einer der ersten "Leser" die Mail einfach löscht und der Nutzer der später das Dokument aufruft, dieses natürlich nicht mehr findet. Natürlich hat sich auf Nachfragen keiner gemeldet und somit steht meine Vermutung gegen die Behauptung der Nutzer.  

Jetzt suche ich eine Möglichkeit der genauen Überwachung aller Tätigkeiten auf der DB. Die Aufzeichnung der Benutzeraktivität hilft mir leider überhaupt nicht, da dort nur Lesen bzw. Schreiben angezeigt wird. Auch die Anzeige in der Admin-Konsole bringt nichts, da dort nur die eigentliche Löschung angezeigt wird.

Ich suche jetzt eine Möglichkeit mir dauerhaft die Aktivität einer Datenbank anzeigen zu lassen und zwar mit Angabe der DokumentenID. Somit könnte ich diese Angaben mit Sicherung abgleichen und gelöschte Dokumente herausfiltern.

Die Admin-Hilfe konnte mir da leider kein befriedigendes Ergebnis liefern - oder habe ich da was überlesen???

[Axel]

Hi,

das was du haben willst, ist mit den Boardmitterln von Notes nicht zu machen. Da musst du schon selbst programmieren.

30 Nutzer mit der gleichen ID führt unweigerlich irgendwann zu Problemen. Die hats du ja bereits. Hast du für den Dezernatsbriefkasten schon mal über eine Mail-In - Datenbank nachgedacht? Ich selbst habe diese noch nicht eingesetzt, aber in der Hilfe müsstest du Infos dazu finden.


Axel
 

[koehlerbv]

Was Ihr da anstellt, erscheint mir mehr als kritisch. Dass das so sein muss, kann nur durch ein Order Mufti begründet werden.
Wie dem auch sei: Derartige Überwachungen durchzuführen, lässt sich schon machen, nur bekommt Ihr logischerweise bei 30 Usern mit einer ID niemals heraus, wer was gemacht habt.

Kannst Du uns nochein wenig mehr Background geben ? Wichtig wäre auch, wie weit Eure Programmierfähigkeiten reichen.

Bernhard

[Dynamix]

@ Axel

Das mit der Mail-In-DB muß ich mir Montag ansehen und ein wenig testen. Eher kann ich dazu leider nichts sagen.

@Koehlerbv

Insgesamt haben wir ca. 40 dieser Org-Briefkästen mit meist weniger Nutzern. Eigentlich gab es bei den Anderen auch nie diese Probleme. Innerhalb des Org-Briefkastens gibt es dann Ordner je nach Struktur des Dezernates. Die einheitliche ID muß sein, da als Absender bzw. bei Empfangsbestätigungen immer nur das Dezernat und nie der einzelne Nutzer auftauchen soll. Weiterhin wird bei uns auch sehr viel mit Verschlüsselung gearbeitet. Die einzelnen Nutzer haben natürlich auch jeder eine eigene DB.

Programmierfähigkeiten sind schlicht und ergreifend nicht vorhanden. Domino 14 Tage Lehrgang und Designer 5 Tage Grundlagen-Unterrichtung. Das meiste Wissen ist erlesen oder durch ausprobieren entstanden.

Eigentlich benötige ich ja auch nur 2 Informationen aus der Überwachung.
1. Das Dokument XYZ
2. wurde am ... um ... gelöscht.

Da nur das Dezernat und die 2 Admins Zugriff auf die Datenbank haben, kann also nur ein Dezernatsangehöriger die Mails löschen. Somit ist mit der DB alles in Ordnung und das Dezernat muß die Angelegenheit intern klären.

[koehlerbv]

Jo, sowas kann man ohne weiteres lösen. Das Thema "wurde Dokument gelöscht" ist noch ganz easy, aber auch gemeinsame Mail-In-DBs, die Antwort-Mails mit einem bestimmten Absender-Namen versenden, sind durchaus machbar.

Dafür braucht Ihr aber unter den gegebenen Voraussetzungen externe Hilfe. Das wäre aber wirklich kein Riesenakt ;-)

Bernhard

[Heiggo]

Klingt (fast) alles schon wieder irgendwie nach "meiner" Firma *kicher*,  bis auf den Punkt, das 30 Nutzer offensichtlich zur gleichen Zeit auf die MailDB mit der ID des Dezernates zugreifen. Das schliesst natürlich meine Firma schon wieder aus, denn das wäre ja gem. Betriebskonzept und IT-Sicherheitskonzept verboten :-)

[Dynamix]

@ Axel

Also für den Org-Briefkasten exestiert eine Mail-In-Datenbank Dokument in den nötigen Verzeichnissen. Was soll ich da jetzt noch ändern bzw. was für eine DB soll ich erstellen. Eigentlich reicht das Dokument und die Org-DB zum Mailempfang doch aus.  
Über die ACL könnte ich ja auch allen Nutzern Einzelrechte vergeben - aber dies soll auf keinen Fall passieren.

@koehlerbv

Was ich evtl. noch erwähnen sollte ist, dass Änderungen an der Schablone nur schwermöglich sind. Diese wird von einer übergeordneten Stelle vorgegeben und muß somit ca. alle 2 bis 3 Monate angepasst werden. Das "wurde Dokument gelöscht" noch ganz easy ist, lässt mich ja hoffen.  
Jetzt muß mir nur noch gesagt werden (so dass ich es auch verstehe :-)), wie es funktioniert.

Der "Verein" bei dem ich beschäftigt bin, vergibt Aufträge an "Externe" nach einem Prinzip, da warte ich noch in 6 Monaten. Somit kann man das leider vergessen.  

[Axel]

Hi,

das mit der Mail-In - Datenbank ist ok. So wie du das beschrieben hattest, bin ich davon ausgegangen, dass keine solche DB besteht.

Ich halte das aber nach wie vor für kritisch, dass 30 User auf einer DB rumtoben. Gibt es einen guten Grund das nicht zu ändern?


Axel

[Dynamix]

Keine guten Gründe - nur Weisungen von "Oben".

Ich habe das Dezernat darüber informatiert, dass ich derzeit ein wenig die Datenbank beobachte. Eigenartigerweise funktioniert es seit Freitag reibungslos - ein Schelm der böses dabei denkt.  

[webby]

Da hilft nur das "Postdocumentdelete" im Database-Script und ein Abgleich von Datum & Uhrzeit mit dem Protokoll der Useraktivitäten. So liesse sich zumindest halbwegs der Personenkreis einschränken...