Adress-DB-STruktur in Notes?

[Niels]

Hallo!


Wir nutzen Notes und möchten nun als Abteilung eine Kontakt-DB in Access/SQL erstellen, da hier schon Daten zum importieren vorliegen; daraus soll eine Struktur entstehen, die man ggf. in Notes zB als Adressbuch importieren kann - wo finde ich als nicht-Admin die Feldbezeichnungen usw. der DB des Notes-Standardadressbuches?

Wäre schön, hier ein paar Tips zu bekommen,

Gruß,

Niels

[MartinG]

So ganz kapiert habe ich jetzt nicht was Du willst. Ich würde auf jeden Fall die Adressdatenbank auch in Notes pflegen/erstellen. Hier bietet sich doch Notes perfekt an... - Du kannst die Adressdatenbanken im Notes easy um zusätzliche Felder etc erweitern.

SQL halte ich nur für sinnvoll wenn diesen Adresspool wirklich mehrere wichtige grössere Applikationen nutzen sollen. Access ist als Abteilungsadressbuch zwar supereasy zum Einrichten - langfristig aber sicherlich der völlig falsche Weg...

Gruss
Martin

PS: Die Feldbezeichnungen für das Notes-Standardadressbuch bekommst Du ganz einfach über den Designer raus. Einfach mal ein Adressbuch im Designer öffnen und die Masken anschauen/ausdrucken. Sinnvoll ist das allerdings sicherlich nicht - Ihr macht die Lösung vermutlich nur weil Ihr kein Notes-Know-How habt?

[Niels]

Hallo und erstmal Danke für Deine Mail!


Das ist ja die Krux - es gibt bei uns tatsächlich KEINERLEI Notes-Know-How, das wäre ja mein Traum. Das Problem ist, wir haben unsere Kundendaten in einer Access-DB/Tabelle mit ca. 20000 Einträgen; diese wollen wir als Basis importieren und dann um die bei jedem Mitarbeiter vorhandenen Kontaktdaten wie Mail und Fax und Durchwahl ergänzen können; nun weiß eben keiner bei uns, wie man das importiert und dann LCC-Office-mäßig zu einem replizierbaren Notes-Tool mit CRM-Funkt. macht; also fangen wir jetzt selbst als User an, die Access-DB mit 1-2 Tabellen zu verknüpfen, wo wir u.a. die Kontaktdaten pflegen wollen, und da wollen wir vorbauen und die DB_Struktur von Notes/Domino als Basis nehmen, um vielleicht irgendwann mal importieren zu können ...

Naja, vielleicht wird's auch nur Mehrarbeit für unbestimmte Zeit.

Das Hauptproblem ist der Import ...
Vielleicht probiere ich es nochmal mit dem ImportTool für Outlook-Adressbücher, wenn ich die Access-DB in Outlook importiert kriege ...
cu, Niels

[Semeaphoros]

Das ist ehrgeizig und ohne eine saubere Projektplanung führt das nicht zum Ziel, sondern zu einer ewigen, niemanden befriedigenden Baustelle. Da Ihr kein eigenes ND-Knopf-Hopf habt, solltet Ihr Euch das dringend dazunehmen. Basteleien bringen normalerweise nix, ausser Frust.

[Niels]

eben weil alles nix wird machen wir jetzt mal selbst was ... das ständige suchen nach Daten in verschiedenen LN Adressbüchern ist inzw. inakzeptabel ... vielleicht wird ja dadurch der Stein ins Rollen gebracht.

cu

[Glombi]

Hallo Niels,
bei Deinen Aussagen "Wir nutzen Notes" und "es gibt bei uns tatsächlich KEINERLEI Notes-Know-How" stellt sich mir die Frage: Soll das so bleiben?
Wer wartet denn Eure Notes-Systeme? Das muss dann wohl eine externe Firma sein, oder?
Nichtsdestotrotz sollte immer zumindest ein Grundstock an Know-how da sein.
Falls Du Interesse an Weiterbildung oder Unterstützung im Bereich Notes hast, kannst Du mir ja Bescheid geben, z.B. eine PM senden.

Was die Namen der Felder betrifft: Die kannst Du wie folgt mit dem Notes-Client herausbekommen:
1. Öffne ein Dokument und rufe - Datei  - Dokument - Eigenschaften auf. Dort stehen die Feldnamen.
2. Exportiere einen Datensatz aus einer Ansicht über Datei - Exportieren - Strukturierten Text. Es wird eine ASCII-Datei erstellt, in der die Feldnamen und Inhalte stehen.

Was allgemeines:
Ich habe das bereits oft beim Kunden erlebt, dass dort Notes mit allen Daten da war, es aber eine Menge Insellösungen - auch auf Access-Basis - gab. Früher oder später stellt sich aber immer die Frage, das zu konsolidieren (Aktualität, Pflegeaufwand, Änderungsaufwand, Zugriff aus anderen Systemen, Netzen) und dann ist es oft so, dass alles wieder nochmal in Notes gemacht wird.

Andreas

[thoge]

Hallo Niels,

ich kann mich meinen Vorpostern nur anschließen.

Bei der Einführung von LotusNotes in unserem Unternehmen war die Schaffung des zentralen Adressbuches die erste Aktion. Hier haben wir die Chance genutzt, Adressdaten so zu erfassen, wie sie für unser Unternehmen sinnvoll sind.

Adressdaten aus unserer alten Adressdatenbank (combit adress manager) haben wir in ein Standardadressbuch ohne große Modifikation importiert und für eine kurze Zeit parallel laufen lassen.

Es stellte sich relativ schnell raus, dass von den damals 12.000 importierten Adressen ca. 50% veraltet waren und die restlichen 50% so unstrukturiert waren, dass man sie ebenfalls nicht nutzen konnte (ein und die selbe Firma in x verschiedenen Schreibweisen, Telefon- und Faxnummern in unterschiedlichen Formaten, etc.).

In dem neu geschaffenen Adressbuch ist in relativ kurzer Zeit ein Adressbestand entstanden (heute ca. 25.000 Adressen und Kontaktdaten) mit dem man jetzt auch sinnvoll arbeiten kann (zentrale Pflege, Replikation mit Niederlassungen, Replikation mit Palm und Laptop, Telefonieren aus dem Adressbuch, Anbindung an CRM, Verknüpfung mit anderen LotusNotes-Datenbanken etc. pp).

Das Einschalten eines externen Beraters, wenn man das eigene KnowHow nicht besitzt, kann ich nur empfehlen. Fertige Lösungen zu dem Thema Adresspflege und -management gibt es zwar wie Sand am Meer, man sollte sich aber über das Ziel des Ganzen im Klaren sein. Ich denke, dass Du hier im Forum sicherlich genug Ansprechpartner finden wirst, bei denen Du Unterstützung findest.

Fazit:

Importiert hat man schnell was, die Gefahr, dabei ein weiteres Datengrab zu erstellen, ist jedoch recht groß.

Mit freundlichen Grüßen

Thomas