Intranet - Dokumenten Management - Selber stricken

[stoeps]

Hi zusammen,

nachdem ich mich seit zwei Wochen durch Google geklickt, Groupwarezeitungen und Intranetbücher gewälzt hab, bin ich irgendwie noch nicht schlauer.

Ich habe folgendes Problem:

Mein Chef möchte ein Intranet. Es soll natürlich der komplette Altbestand (Anordnungen etc.), die bisher in Word geschrieben wurden (und das nicht mal gut, da keine Formatvorlagen verwendet wurden) übernommen werden. Ausserdem sollen die Dokumente natürlich nicht doppelt und dreifach vorhanden sein (liegen aktuell auf Novell-Fileserver) und man sollte sie in der alten Form ausdrucken können.

Domino.Doc, PDF, MS Office - Template, RTF-Import und DBs mit Dokumenten als Attachements hab ich probiert, haben mich aber nicht überzeugt (v.a. wegen Performance). Hab mich jetzt noch weiter in XML und XSL eingelesen und finde das eigentlich den richtigen Weg (ein Quelldokument mit versch. Ausgabeformaten). Dummerweise ist die Überführung der vorhandenen Dokumente (ca. 20 000 Seiten) durch die fehlenden Formatvorlagen praktisch nicht möglich.

Es stört mich auch noch, dass die Dokumente (nach Meinung meines Chefs) möglichst so aussehen sollen, wie auf Papier (totaler Schwachsinn, dann druckt sie wieder jeder aus) und nach Möglichkeit Notes verwendet werden soll (ihm gefällt der Volltextindex).

Mir ist klar, dass allein die Indizes eine Menge Platz benötigen und die Geschwindigkeit bei Verwendung von Attachements etc. zu wünschen übrig läßt. Ausserdem befürchte ich, dass wir dann den Datenbestand trotzdem mehrfach haben.

Wie handhabt ihr das?

Kennt Ihr Tools zur Konvertierung in XML (YAWC und qad-word2xml hab ich schon)?

Oder bin ich auf dem Holzweg und es gäbe was viel einfacheres? Da ich sicher nicht der einzige bin, der sich mit dem Thema beschäftigt, hoffe ich auf eine rege Diskussion. Falls es sowas noch nicht gibt, bin ich auch gern bereit, mich an der Programmierung zu beteiligen, wenn wir genug Leute werden.

Danke schonmal für die Infos.

Schönes WE.

mfg
Stoeps

[eknori]

wir setzen seit einem Jahr WINDOKU ein ( http://www.windoku.com/de/index.htm )
es muß nicht immer Notes sein ...

Ulrich

[Axel_Janssen]

Was hast du davon, wenn das Word-Dokument in xml ist?
Das kann man sich ja auch nicht im Browser menschenlesbar anzeigen lassen.
Vielleicht als Notes-Datenbank (also Notes-Client-Zugriff) und nicht mit Browser zugreifen.
Dann kann man die Dokumente per OLE einhängen. Wobei es da auch teilweise zu Instabilitäten kommt. Das läßt sich aber in den Griff kriegen.

Hm. Mein derzeitiger Arbeitgeber hat dafür eine praxiserprobte Lösung (sofern ich dich richtig verstanden habe).

Gruß Axel  

[stoeps]

@eknori:
Sag ich ja auch, muss nicht Notes sein. Ich schau mir das Programm an. Wie sieht's mit Altdatenübernahme aus? Wenn ja, wie werden die Dokumente für den Bildschirm aufbereitet. Ich empfinde Doks, die für den Ausdruck erstellt wurden am Bildschirm schwer lesbar.

@Axel:
XML finde ich einfach praktisch, da über Servlets dynamische Seiten generiert werden können, oder mit einem Source verschiedenste statische Ausgabeformate möglich sind. Die Anzeige im Browser ist auch direkt über spezielle Stylesheets möglich.
Was bietet denn dein Arbeitgeber? Schick mal nen Link!

Danke schonmal für die Antworten.

[MartinG]

...ob Du's glaubst oder nicht. Wir machen das über Notes und eingebundene OLE Objekte. Dazu sind die Datenbanken noch volltextindiziert. Die Perfomance ist bei uns absolut okay - die Speicherplatzverschwendung allerdings schon grausam. Dafür hast Du alles im Notes, was mein Hauptziel bei der Sache war. Bei uns ist es dazu noch üblich das man von Änderungsmeldungen über Notes mail und da ist die neue Funktion des Notes6 Clients Auswahl als Tabelle kopieren natürlich perfekt...

Hier im Forum hat Martin Eichhorner aber eine interessante Datenbank entwickelt die PDF im Notesclient anzeigen kann. Vielleicht ist das auch eine gute Alternative - mein Boss will derzeit nur nicht die paar EURO rausrücken die das ganze kostet.

[eknori]

@stoeps:

die Dokumente werden in Windoku über Winwird, Excel oder Powerpoint erstellt und dann in HTML umgewandelt. Wenn du z.B. Formulare für den Ausdruck brauchst, gibt es noch eine Konvertierungsmöglichkeit nach PDF. In der einfachen Form ist da eine AccessDB hinter. Wir verwalten das mittels SQL Server.

ulrich

[Axel_Janssen]

XML finde ich einfach praktisch, da über Servlets dynamische Seiten generiert werden können, oder mit einem Source verschiedenste statische Ausgabeformate möglich sind. Die Anzeige im Browser ist auch direkt über spezielle Stylesheets möglich.
Was bietet denn dein Arbeitgeber? Schick mal nen Link!

Ich werd das mal am Montag bei uns intern besprechen. Du erhälst dann eine email.

Bezüglich xml: Wer soll denn die Stylesheets schreiben. Für neuere Word-Versionen mag es dafür vordefinierte Lösungen geben.
Ich denke d.h. ich bin mir ziemlich sicher, daß die Erzeugung der Style Sheets eine ziemlich zeitaufwendige und komplexe Aufgabe darstellt.
Korrigiert mich, wenn ich da falsch liege. Bin ganz Ohr.

Gruß Axel
 

[stoeps]

Also mit den Styles hast du Recht, die sind nicht ohne. Aber auch nicht das große Geheimnis. Hab mir mal ein Buch dazu angeschaut und mit den Docbook Stylesheets rumprobiert.

Docbook hätte den Vorteil, dass man fertige Stylesheets für die wichtigsten Ausgabeformate bereits hat und nur anzupassen braucht. Problem hierbei wie bringt man das Dokumente in die geforderte Form.

Selbst geschrieben ist ein wenig aufwendiger, aber mit entsprechendem Editor nicht so schlimm, wie ich vorher dachte.

Hier im Forum hat Martin Eichhorner aber eine interessante Datenbank entwickelt die PDF im Notesclient anzeigen kann. Vielleicht ist das auch eine gute Alternative - mein Boss will derzeit nur nicht die paar EURO rausrücken die das ganze kostet.

Ist zwar nett und ich denke das ist was was Notes dringend braucht, finde ich aber für ein Intranet nicht sonderlich toll, da man immer das Sourcedok für Änderungen aufbewahren muss. Also doppelte Datenhaltung.

Ich finde einfach, dass Dokumente für Online-Lesen anders aussehen sollten, als gedruckte Doks.

Werd morgen mal die Tipps genauer anschauen und meld mich dann wieder.

Gut's Nächtle.

Mfg
Stoeps